Verhoging maximale thuiswerkvergoeding vanaf 1 juni 2024

Indien uw werknemers regelmatig van thuis uit werken dan kan u hen een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding toekennen bovenop het loon. Deze vergoeding wordt doorgaans een bureauvergoeding of telewerk- of thuiswerkvergoeding genaamd. Gezien dit mits het vervullen van de juiste toepassingsvoorwaarden een bijkomend netto inkomen met zich meebrengt, vormt dit een mooie loonoptimalisatie voor uw ‘telewerkende’ medewerkers. Het maximale bedrag dat u als onderneming kan toekennen aan uw personeel verhoogd nu lichtjes met ingang van 1 juni 2024.

Een thuiswerkvergoeding: onder welke voorwaarden?

Er kan enkel een thuiswerkvergoeding toegekend worden aan de medewerkers die structureel en regelmatig van thuis uit werken. Structureel en regelmatig houdt in dat de werknemers gemiddeld het equivalent van één dag per week, op maandbasis beoordeeld, van thuis uit werken. Bijvoorbeeld minstens twee halve dagen, of één volledige dag per week of bijvoorbeeld een volle week op maandbasis. Deze afspraken moeten in principe worden vastgelegd in een schriftelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Bovendien worden bepaalde regels en modaliteiten rond telewerk best opgenomen in een aanvullende policy.

Daarnaast is het noodzakelijk dat de werknemers effectief kosten maken door het thuiswerken die niet op een andere manier vergoed worden. Zo kan u bijvoorbeeld niet al tussenkomen in de betaling van de elektriciteit van de werknemer én daarbovenop een maximale thuiswerkvergoeding toekennen.

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt in principe alle kleinere kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die de werknemers doorgaan maken om het werk van thuis uit te kunnen uitvoeren.

Het gaat onder meer om:

• het gebruik van een kantoorruimte thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);

• klein printer- en computermateriaal (bijvoorbeeld papier, inkt…);

• kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …);

• nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;

• onderhoud;

• verzekering;

• onroerende voorheffing;

• koffie, water, versnaperingen.

Bovenop de thuiswerkvergoeding kan u ook nog onderstaande onkostenvergoedingen toekennen:

• Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding;

én

• Een vergoeding van 20 euro per maand indien de werknemers hun eigen computer of laptop gebruiken, ofwel een vergoeding van 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en/of een printer/scanner zonder privécomputer (5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar).

Indien u daarenboven nog bijkomende zaken zou wensen te vergoeden zoals de aankoop van een eigen printer, tweede scherm of bureautafels en/of ergonomische bureaustoelen kan u dit ook doen volgens de werkelijke waarde rekening houdende met een door de fiscus en de RSZ vooropgestelde normale gebruiksduur. Meer informatie hieromtrent kan u terugvinden in de door de fiscus voorziene circulaire over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.

Verhoging van het bedrag thuiswerkvergoeding met ingang van 1 juni 2024

Tot een forfaitair voorzien maximumbedrag is de toekenning van de thuiswerkvergoeding vrij van zowel RSZ-bijdragen als van belastingen.

Het meest recente bedrag kan steeds in de RSZ-instructies geraadpleegd worden. Vanaf 1 juni 2024 bedraagt het nieuwe maximumforfait 154,74 EUR per maand. Tot en met 31 mei 2024 kon er maximaal 151,70 EUR per maand toegekend worden.

Is deze toekenning verplicht?

Het toekennen van een thuiswerkvergoeding is niet verplicht.

Als werkgever bent u volgens de bepalingen in de CAO nr. 85 betreffende het telewerk enkel verplicht om de nodige middelen ter beschikking te stellen met het oog op de verbinding en de communicatie. Een bijkomende onkostenvergoeding is niet noodzakelijk, maar vormt wel een mooie vorm van loonoptimalisatie.

U kiest als werkgever ook zelf de grootorde van de toegekende bedragen. U kan opteren voor het volledige maximumbedrag dan wel voor een gedeeltelijke toekenning.

U kan dezelfde thuiswerkvergoeding toekennen aan alle werknemers, maar het is ook toegestaan verschillende objectieve personeelscategorieën een verschillende vergoeding toe te kennen als dat onderscheid kan gerechtvaardigd worden.

Voor uw deeltijdse werknemers die structureel van thuis uit werken kan u het toegekende bedrag proratiseren, maar u bent hiertoe niet verplicht.