Federal Learning Account | Wat zijn uw verplichtingen!?
De Federal Learning Account (FLA) is een recent gecreëerde onlinedienst waarin de individuele en sectorale opleidingsrechten van werknemers beheerd worden. Als werkgever heeft u ook enkele bijzondere verplichtingen in dit kader. In deze nieuwsbrief lichten wij deze verder voor u toe.
Wat is de Federal Learning Account?
Met ingang van 1 april 2024 werd de Federal Learning Account gelanceerd. Deze door Sigedis ontwikkelde digitale applicatie bevat informatie m.b.t. de individuele en sectorale opleidingsrechten en omtrent de door werknemers gevolgde opleidingen.
Op Europees niveau probeert men reeds jaren het belang van opleiding van de werknemers te onderstrepen. Zo beval de Raad van de Europese Unie de lidstaten reeds eerder aan om individuele leerrekeningen te ontwikkelen.
De FLA is het resultaat van een nauwe samenwerking tussen drie federale overheidsorganisaties. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg is verantwoordelijk voor de inhoudelijke begeleiding van de tool. De vzw Sigedis voerde de technische ontwikkelingen uit, terwijl de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid het project coördineerde.
De FLA is het resultaat van een nauwe samenwerking tussen drie federale overheidsorganisaties. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg is verantwoordelijk voor de inhoudelijke begeleiding van de tool. De vzw Sigedis voerde de technische ontwikkelingen uit, terwijl de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid het project coördineerde.
Dankzij de Federal Learning Account kunnen werknemers hun opleidingsrechten op die manier in de toekomst opvolgen in een digitale individuele opleidingsrekening (via www.mycareer.be). Geleidelijk aan zal de FLA uitgroeien tot een centrale opleidingsdatabank, waar werknemers al hun opleidingen en diploma’s kunnen terugvinden. Ook zullen zaken raadpleegbaar zijn voor andere stakeholders zoals werkgevers, opleidingsinstellingen en sociale partners, inspectiediensten en sectoren.
Welke gegevens bevat de Federal Learning account?
De Federal Learning Account bevat enerzijds de nodige contact- en identificatiegegevens van de werkgever. Ook de informatie omtrent het bevoegde Paritaire Comité wordt opgenomen.
Daarnaast wordt volgende informatie over de werknemer bijgehouden:
• de identiteit van de persoon: de naam, de voornaam, de datum en plaats van geboorte, het adres, het rijksregisternummer;
• het tewerkgestelde arbeidsregime;
• de bevoegde paritaire (sub)comité(s);
• het registratienummer van de collectieve arbeidsovereenkomst waarop het individueel opleidingsrecht of de sectorale opleidingsrechten en het opleidingskrediet eventueel is gebaseerd;
• het aantal opleidingsdagen, uitgedrukt in dagen of uren, waarop hij in het lopend jaar recht heeft (individuele of sectorale opleidingsrechten);
• de gevolgde opleidingsdagen, uitgedrukt in dagen of uren;
• het saldo aan opleidingsrechten: het aantal overblijvende te volgen dagen of het aantal over te dragen dagen naar het volgende jaar;
• de gevolgde opleidingen en hun basiskenmerken (begin, einde, aard, resultaat en eventueel financiering van deze opleidingen);
• de openstaande actuele waarde van het opleidingskrediet, uitgedrukt in dagen of uren;
• het initieel totaalbedrag, het resterende bedrag, de uiterste bestedingsdatum en de betalingsgegevens van de bedragen ter financiering van de inzetbaarheid bevorderende maatregelen.
Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever?
Toepassingsgebied
Alle werkgevers moeten de FLA gebruiken, maar niet elke werkgever moet dezelfde informatie registreren.
Werkgevers die vallen onder de CAO-wet (wet van 5 december 1968) moeten o.a. alle gevolgde opleidingen registreren in de FLA.
Werkgevers die daarnaast eveneens vallen onder het toepassingsgebied van de wet op de arbeidsdeal (3 oktober 2022) moeten afhankelijk van hun grootte ook de opleidingsrechten van de werknemers controleren.
Behoudens sectorale afwijkingen betekent dit dat de opleidingsrechten en de controle hiervan slechts spelen voor werkgevers met minstens 10 werknemers.
1) De gevolgde opleidingen registreren
Tijdige registratieplicht
Elk kalenderkwartaal en ten laatste binnen één maand na afloop van het kwartaal moet de werkgever de gevolgde opleidingen, hun basiskenmerken en de daaraan verbonden opleidingsdagen of uren registeren.
Gelet op de recente lancering van de applicatie krijgen werkgevers voor opleidingen dewelke gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 wel nog even extra de tijd. Deze opleidingen dienen geregistreerd te worden vóór 1 december 2024.
Opleidingen die plaatsvonden voor 1 januari 2024 mogen ook geregistreerd worden, maar dit is niet verplicht.
Opleidingsverstrekker of gemandateerde
In de toekomst zal een opleidingsverstrekker of gemandateerde van de werkgever deze gegevens ook kunnen registreren. De werkgever heeft dan wel de verplichting om elke registratie te controleren gezien de gegevens geacht worden door hem geverifieerd te zijn binnen één maand na afloop van het kwartaal. Hij heeft hierbij ook de verplichting om na te zien of alle ingevoerde gegevens correct en volledig zijn en om deze aan te vullen waar nodig. In 2024 is dit echter nog niet actief.
Hoe verloopt de registratie?
De registratie van de opleidingen kan op verschillende manieren plaatsvinden:
• de onlinedienst FLA, via de website FLA,
• versturen van een gestructureerd XML-bestand via het batchkanaal;
• versturen van gegevens uit eigen IT-systeem via de API-webservice.
2) Opleidingsrechten van de werknemers controleren
De overheid (via Sigedis) zal zelf ook een aantal gegevens in de FLA registreren en berekenen. Sigedis zal de nodige persoonsgegevens in de FLA vermelden, en zal ook het initiële opleidingsrecht per werknemer en per kalenderjaar evenals het resterend saldo aan openstaande opleidingsrechten berekenen. Dit normaliter met ingang van 2025.
Daarnaast moet de werkgever of zijn gemandateerde wel steeds verifiëren of het door Sigedis berekende opleidingsrecht correct is.
De werkgever heeft 30 kalenderdagen de tijd vanaf de eerste werkdag van het kalenderjaar of vanaf de melding van Sigedis dat de berekening niet mogelijk is omwille van het ontbreken van gegevens om het opleidingsrecht aan te passen of te berekenen.
3) Informatieplicht
Op het ogenblik van de indiensttreding bij de werkgever en daarnaast ook minstens één keer per jaar moet de werknemer over bepaalde zaken informatie ontvangen. Het gaat meer bepaald over:
• Het bestaan van een Federal Learning Account,
• De verwerkte persoonsgegevens in de Federal Learning Account,
• De doeleinden van de gegevensverwerkingen in de Federal Learning Account,
• De bewaringstermijn en de ontvangers van de persoonsgegevens,
• De gebruiksmodaliteiten,
• De stand van het opleidingskrediet,
• De opdracht van de nog te bepalen publiekrechtelijke vermelde instantie en de personen of instanties die bevoegd zijn voor de juistheid van de weergegeven persoonsgegevens.
Deze informatie wordt door Sigedis naar de eBox van de werknemer verstuurd. Indien de overheid via mycareer.be of via de e-box over een e-mail beschikt, zal Sigedis een notificatie versturen om de werknemer te informeren over de nieuwe beschikbare informatie.
Indien geen e-mailadres of actieve e-box beschikbaar is, deelt Sigedis de informatie mee in een document dat raadpleegbaar is in het Federal Learning Account. Het is dan de verantwoordelijkheid van de werkgever om deze informatie binnen de 30 kalenderdagen aan de werknemer te bezorgen. Dit kan op elektronische wijze, tenzij de werknemer vraagt om deze informatie op een andere wijze te ontvangen.
Mogelijke sancties?
Elk kwartaal zal Sigedis een lijst opmaken van werkgevers die in het voorgaande kwartaal bepaalde verplichtingen in het kader van het Federal Learning Account niet nagekomen hebben.
Via de eBox van de werkgevers zal u via SIGEDIS ook meegedeeld krijgen welke verplichting(en) niet te hebben nageleefd.
Indien de werkgever binnen de 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de mededeling voldoet aan de verplichting of verplichtingen die in deze mededeling zijn vermeld, schrapt Sigedis deze werkgever opnieuw van de lijst.
Deze lijst wordt bovendien ook overgemaakt aan de Nationale Arbeidsraad, de paritaire (sub)comités én de sociale inspectie. U zal deze steeds op de website van de FOD WASO ook kunnen terugvinden.
Ondersteuning via de overheid voorzien
Om de administratie te beperken voorziet de FLA vanaf 2025 in een vooringevulde registratie van het opleidingsrecht voor alle werknemers. Werkgevers zullen de automatisch berekende gegevens alleen nog hoeven na te kijken en eventueel te corrigeren. Deze service is momenteel in voorbereiding. Werkgevers die er in de loop van de volgende maanden niet in slagen de gegevens voor 2024 zelf te registreren, zullen later dit jaar ook van de geautomatiseerde service gebruik kunnen maken.
Werkgevers staan er ook niet alleen voor bij de registratie. Behalve de tool kan u ook via www.federallearningaccount.be alle informatie terugvinden om vlot met de FLA aan de slag te kunnen gaan, zoals video’s, handleidingen en FAQ’s.
Daarnaast staat een contactcenter klaar om alle vragen over de tool en regelgeving te beantwoorden.
Meer info?
Meer info kan u hier terugvinden: https://careerpro.be/nl/federallearningaccount.html
U kan voor vragen ook steeds terecht bij Paycover via uw gekende contactpersoon.