Kosten eigen aan de werkgever

Een werkgever kan door de werknemer gemaakte kosten terugbetalen, indien het effectieve beroepskosten betreft die eigen zijn aan de werkgever.

Deze terugbetaling kan op 2 manieren gebeuren: de werkelijk gedragen kosten kunnen worden terugbetaald, of de vergoeding kan forfaitair worden geraamd. 

De bedragen die gelden als terugbetaling van kosten, behoren niet tot de belastbare bezoldigingen en zijn uitgesloten uit het loonbegrip voor de berekening van de sociale bijdragen. Soms worden bepaalde kostenvergoedingen ten onrechte toegekend, en betreft het verdoken loon. De forfaitaire terugbetaling wordt, zowel de fiscus als de RSZ, met argusogen bekeken…

Fiscaal

Indien bepaalde kosten worden terugbetaald, is vereist dat de door de werkgever betaalde vergoeding overeenstemt met door de werknemer werkelijk gemaakte kosten. Als geen bewijs kan worden geleverd van werkelijke uitgaven (zowel het bedrag als de echtheid ervan) en het professionele karakter ervan, dan wordt de vergoeding door de administratie beschouwd als een belastbaar voordeel in hoofde van de werknemer.

In bepaalde gevallen aanvaardt de administratie nochtans dat het bedrag van de vergoedingen die als terugbetaling gelden van beroepskosten eigen aan de werkgever, door deze laatste forfaitair worden toegekend, mits zij overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen zijn vastgesteld.

De toegekende kostenvergoedingen vormen dan wel geen belastbaar voordeel, ze dienen toch vermeld te worden op de fiscale fiches.

Vermeldingen op de fiscale fiche

De fiscale fiche dient te vermelden op welke wijze de gemaakte kosten terugbetaald worden door de werkgever. Dit kan zowel een terugbetaling zijn van de werkelijk gemaakte kosten aan de hand van bewijsstukken, als een forfaitaire raming.

Indien u kiest voor de terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten en de bewijsstukken nauwkeurig en waarheidsgetrouw bijhoudt, bestaat weinig kans op discussie.

De kosten kunnen ook forfaitair geraamd worden.

Voor bepaalde kosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming, zoals het forfait voor de vergoeding voor dienstverplaatsingen, of de terugbetaling van verblijfskosten voor dienstreizen in België of het buitenland.

Voor bepaalde kosten voorziet de fiscus evenwel geen forfait. Het gaat dan om bv. parkeergelden, thuiswerk, …

Teneinde de aanslag geheime commissielonen te voorkomen en het feit dat de toegekende kostenvergoeding wordt aanzien als een belastbare bezoldiging, raden we u aan een goed onderbouwd dossier op te stellen. Het verdient aanbeveling een bijlage op te maken bij de arbeidsovereenkomst waarin u verduidelijkt welke kosten worden terugbetaald en u de nodige bewijsstukken bijhoudt op basis van dewelke u tot het forfait gekomen bent. Noteer dat u ook een voorafgaand akkoord met de fiscus kan sluiten.

Een dubbele terugbetaling van de gemaakte kosten door éénzelfde kost zowel forfaitair terug te betalen als met onkostennota’s voor reële kosten, is logischerwijze sowieso uit den boze. De terugbetaling van bepaalde kosten tijdens periodes waarin de arbeidsovereenkomst geschorst is, is bedenkelijk.

Noteer dat vanaf het inkomstenjaar 2022 de fiscale fiche en samenvattende opgave voor loontrekkenden en bedrijfsleiders steeds het totale bedrag van de kosten eigen aan de werkgever dient te vermelden. Dit impliceert dus dat vanaf 2022 alle terugbetalingen van kosten via de loonbrief zullen moeten gebeuren. Indien u als werkgever de forfaitaire vergoedingen niet opneemt op de fiscale fiche dan zijn de desbetreffende bedragen niet aftrekbaar als beroepskost. Indien kostenvergoedingen op basis van werkelijke bewijsstukken worden terugbetaald, zonder voor te komen op de fiscale fiche, stelt u zich bloot aan een administratieve boete.

RSZ

De bedragen die de werkgever toekent als een terugbetaling van kosten die ten laste van de werkgever vallen, zijn uitgesloten uit het loonbegrip. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

De werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de oprechtheid van de kosten kunnen aantonen.

Voor bepaalde kosten, voorziet de RSZ in voor haar aanvaardbare bedragen, en de voorwaarde waaronder ze mogen worden toegekend. Ook in geval van toekenning van deze bedragen dient de werkgever het gehanteerde forfait te kunnen verantwoorden. Noteer nog dat de RSZ en de fiscus niet dezelfde forfaits aanvaarden. 

Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar mogen worden toegekend; het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. De werkgever zal dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren. Zo kunnen geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst worden voorgelegd en dient de werkgever aan te tonen dat voor de desbetreffende werknemer het forfait plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De door de RSZ gepubliceerde bedragen zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post.

Uiteraard mogen ook voor de RSZ de kosten niet dubbel worden terugbetaald.