Binnenlandse dienstreizen- bedragen vanaf 1 juni 2022
Indien een werknemer in opdracht van zijn werkgever een professionele verplaatsing maakt in België, dan dient de werkgever de kosten die ten zijne laste zijn te vergoeden. Onder bepaalde voorwaarden kan deze tussenkomst forfaitair gebeuren. Vanaf 1 juni 2022 worden de maximale forfaits, geïndexeerd. Noteer dat er verschillen zijn in de fiscale en parafiscale reglementering.
Fiscaal
Fiscaal zijn de forfaitaire vergoedingen niet belastbaar indien aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan. Het bedrag dat wordt toegekend als terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever is in hoofde van de werknemer niet belastbaar en voor de werkgever betreft het een aftrekbare beroepskost. Worden de voorwaarden evenwel niet gerespecteerd dan wordt de vergoeding gekwalificeerd als een belastbare bezoldiging tenzij de werkgever kan bewijzen dat het een daadwerkelijke terugbetaling betreft van kosten die hem eigen zijn én dat de vergoeding ook werkelijk aan de betaling van die kosten werd gespendeerd.
Voor het bedrag dient rekening gehouden te worden met het aantal werkelijke verplaatsingen en het mag niet hoger liggen dan het bedrag dat de Staat voor gelijkaardige vergoedingen aan zijn ambtenaren toekent.
Dienstreizen in België- Maaltijdkosten
De maaltijdvergoeding (of dagvergoeding) toegekend voor dienstreizen in België is niet belastbaar wanneer het bedrag van die vergoedingen wordt vastgesteld met inachtneming van het werkelijk aantal verplaatsingen. De verplaatsing dient een minimale duurtijd van 6 uur te hebben. De duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd.
Bovendien mag de werkgever, noch een derde de maaltijdkost ten laste nemen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de werknemer een gratis maaltijd aangeboden krijgt bij een klant of leverancier, in een bedrijfsrestaurant, bij de deelname aan een seminarie of vergadering waarbij een maaltijd wordt aangeboden. Indien maaltijdcheques worden toegekend dan dient de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque in mindering te worden gebracht van de dagvergoeding.
Vanaf 01/06/2022 bedraagt het geïndexeerd bedrag € 18,84 per dag.
Dienstreizen in België- Maaltijdkosten- Maandelijkse vergoeding voor reizend personeel
Voor werknemers die een reizende functie hebben, kan een maandelijks forfaitair bedrag worden toegekend. Het dient een medewerker te betreffen die een functie uitoefent die regelmatige dienstverplaatsingen met zich meebrengt. De vergoeding mag worden toegekend ongeacht het exacte aantal dienstreizen. De vergoeding is immers gekoppeld aan de niet- sedentaire functie.
De voorwaarde inzake de minimale duurtijd per dag geldt niet in deze situatie. Wel blijft de voorwaarde dat de maaltijdkosten niet ten laste genomen mogen worden door de werkgever of een derde.
Er mag aan een voltijdse medewerker een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend gelijk aan een bepaald aantal keren de dagvergoeding, doch maximaal 16 keer. Voor deeltijdse medewerkers dient dit geproratiseerd te worden.
Voor reizende medewerkers kan gekozen worden of de terugbetaling gebeurd aan de hand van het maandelijkse forfait, dan wel aan de hand van het daadwerkelijk aantal gemaakte dienstreizen. Uiteraard moet de keuze consequent gevolgd worden.
Vanaf 01/06/2022 bedraagt het geïndexeerd bedrag € 301,44 per maand. (16x € 18,84)
Dienstreizen in België- Verblijfskosten
Wanneer het personeelslid verplicht is in België buiten zijn woonplaats te logeren naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, mag een huisvestingsvergoeding worden toegekend.
Deze vergoeding mag worden toegekend als de huisvesting niet door de werkgever of een derde ten laste wordt genomen. Bovendien mag er geen ander voordeel van alle aard worden toegekend om deze huisvestingskosten te dekken, zoals de terbeschikkingstelling van gratis logies. Tevens mag de werkgever of een derde de kost van de huisvesting niet op zich nemen of via een ander voordeel, zoals gratis huisvesting, dekken.
Vanaf 01/06/2022 bedraagt het geïndexeerd bedrag € 141,33 per nacht.
Sociale zekerheid
Voor de RSZ kan aan medewerkers die een binnenlandse dienstreis maken onder bepaalde voorwaarden een vergoeding worden toegekend vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen. Deze voorwaarden lopen niet gelijk aan de voorwaarden die door de fiscus worden gehanteerd.
Een kost kan niet zowel forfaitair als op basis van bewijsstukken worden terugbetaald. De werkgever dient de keuze te maken voor een bepaalde manier van terugbetaling en dit consequent toe te passen.
Dienstreizen in België- Afwezigheid van faciliteiten
De RSZ aanvaardt dat een vergoeding wordt toegekend aan een niet- sedentaire werknemer, d.w.z. dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag minstens 4 opeenvolgende uren te verplaatsen, die geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de werven.
Deze vergoeding mag maximaal € 10 per dag bedragen.
Dienstreizen in België- Maaltijdvergoeding
De RSZ aanvaardt dat een vergoeding wordt toegekend aan een niet- sedentaire werknemer, d.w.z. dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag minstens 4 opeenvolgende uren te verplaatsen, die geen andere mogelijkheid heeft dan de maaltijd buitenshuis te gebruiken. Wanneer de werknemer tevens een maaltijdcheque ontvangt voor deze dag dan moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering gebracht worden van de maaltijdvergoeding.
Deze vergoeding mag maximaal € 7 per dag bedragen.
Dienstreizen in België- Verblijfskosten
De RSZ aanvaardt dat een vergoeding wordt toegekend aan de werknemer die voor de nacht niet naar huis kan gaan omdat zijn werkplaats te ver verwijderd is. De vergoeding dekt de kosten van het avondmaal, logies en ontbijt.
Deze vergoeding mag maximaal € 35 per nacht bedragen.