Verplichte aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector
Vanaf 1 september 2024 moeten alle werkgevers en hun (onder)aannemers die onderhouds- of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen uitvoeren de aanwezigheid van alle personen die op de arbeidsplaats aanwezig zijn elektronisch registreren. Dit werd zo voorzien in de programmawet van eind vorig jaar en treedt nu uiteindelijk na enkele uitstelmomenten in werking.
Met de uitgebreide aanwezigheidsregistratie wil de overheid de veiligheid op de arbeidsplaats verbeteren en zwartwerk en sociale fraude bestrijden.
Wat wordt er begrepen onder aanwezigheidsregistratie?
Het toepassingsgebied
Iedereen die onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten uitvoert op een werkplaats moet geregistreerd zijn. Niet alle activiteiten die onder de bevoegdheid van het Paritair Comité van de schoonmaak vallen worden echter geviseerd. Het gaat enkel om activiteiten die “als doel hebben een onroerend goed schoon te maken voor rekening van een derde partij”.
De verantwoordelijkheid voor de registratie ligt zowel bij de entiteit die iemand aan het werk zet als bij de persoon die effectief het werk uitvoert. Zo is elke werknemer die schoonmaakactiviteiten uitvoert, vanaf 1 september 2024 verplicht om het begin en het einde van de activiteiten en de rustpauzes te registreren.
De werkgever moet de medewerkers bovendien informeren of de registratieplicht al dan niet van toepassing is op de betrokken werkplek. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van een affiche. Een gebruiksklaar voorbeeld van een brochure en/of poster voor de werkplaats kan u hier terugvinden:
Wat moet er geregistreerd worden?
De identificatiegegevens van de natuurlijke persoon (Rijksregister en/of Limosa);
Het adres of de geografische omschrijving van de arbeidsplaats;
De hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats (werknemer, een zelfstandige, een gedetacheerde werknemer, een gedetacheerde zelfstandige, een aannemer of een onderaannemer);
De identificatiegegevens van de werkgever, wanneer de natuurlijke persoon een werknemer is;
Wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht;
Het concrete en realtime tijdstip van aankomst op de arbeidsplaats en dat van vertrek van de arbeidsplaats evenals het begin en het einde van alle rustpauzes.
Oude regelgeving voor 1 september 2024
Er bestond al een verplichte aanwezigheidsregistratie op werven waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd waarvan het totaalbedrag minstens 500.000 euro bedraagt (excl. BTW).
Enkele voorbeelden van dergelijke werken in onroerende staat zijn:
Mets- en betonwerken;
Dakwerken;
Schoonmaak- en onderhoudswerken;
Elektriciteitswerken
Deze aanwezigheidsregistratie die voorheen liep via CheckIn@work moet voor de onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten niet meer gebruikt worden - de nieuwe registratie via Check In and Out at Work volstaat.
Voor welke personen geldt deze aanwezigheidsregistratie?
Op elke arbeidsplaats waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen voor rekening van derden worden verricht, moet de aanwezigheid van elke natuurlijke persoon elektronisch geregistreerd worden.
Dit geldt voor alle aanwezige natuurlijke personen ongeacht hun status (werknemers, zelfstandigen, gedetacheerden, aannemers, onderaannemers, leerlingen, enz.).
Daarnaast is deze verplichting onderworpen aan dezelfde drempelvoorwaarden die van toepassing zijn bij de aangifte van werken van het type "werken in onroerende staat" (artikel 30bis). Dit wil zeggen dat de registratie verplicht zal zijn als ook een aangifte van werken vereist is (cf. infra).
De drempelvoorwaarden zijn anno 1 september 2024 de volgende:
Verplicht vanaf 30.000 EUR op werven zonder onderaannemer;
Verplicht vanaf 5.000 EUR op werven met 1 onderaannemer;
Verplicht vanaf 0 EUR (= geen drempel) op werven met 2 of meer onderaannemers.
De verplichting zal echter niet gelden voor:
De publieke en particuliere sectoren die hun lokalen laten onderhouden door hun eigen schoonmaakpersoneel;
De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
Dienstencheque-bedrijven (aangezien hun opdrachtgever een natuurlijke persoon is die de reinigingsactiviteiten uitsluitend voor privédoeleinden laat uitvoeren).
Hoe werkt de aanwezigheidsregistratie concreet?
Check In and Out at Work (CIaO)
Bereikbaarheid via diverse kanalen
De aanwezigheidsregistratie dient te verlopen via de dienst Check In and Out at work. CheckIn@work moet voor deze activiteiten niet meer gebruikt worden, de registratie in Check In and Out at Work volstaat.
De onlinedienst Check In and Out at Work is reeds beschikbaar vanaf 1 januari 2024. Schoonmaakactiviteiten konden in principe reeds vanaf die datum geregistreerd worden.
De dienst is via diverse kanalen bereikbaar:
Via de elektronische applicatie van de RSZ, Check In and Out at Work
Via een andere gelijkwaardige registratiewijze (bv. Smartphone).
De werkgever dient de werknemers te informeren welk kanaal er moet gebruikt worden. Afhankelijk van het gekozen kanaal zijn er bepaalde codes of gegevens nodig die de werkgever daarna bezorgen aan alle betrokken medewerkers. Meer details omtrent de mogelijke opties kan u hier terugvinden: https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/check-in-and-out-at-work/index.htm
Het is eveneens mogelijk een andere registratiewijze te gebruiken indien deze registratiewijze gelijkwaardige waarborgen biedt als het bovenstaande registratiesysteem. De waarborgen waaraan een andere automatische registratiewijze dan het elektronisch registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen, registratiemiddelen en technische specificaties werden bepaald bij Koninklijk Besluit.
De concrete registraties
Met Check In and Out at Work registreert de werknemer, zelfstandige, uitzendkracht of stagiair zelf diens aanwezigheid op de werkplek, in real time. De werkgever kan dit niet op voorhand registreren.
Een registratie is noodzakelijk zowel wanneer de activiteiten beginnen alsook eindigen. Concreet moet er ‘In’ geregistreerd worden als de werknemer begint te werken en ‘Out’ bij het einde. Bij het begin en einde van rustperiodes moet er ook geregistreerd worden. Concreet moet er ‘Out’ geregistreerd worden bij het begin van de pauze en ‘In’ als de pauze afgelopen is.
Als werkgever kan u ten allen tijde de gegevens van uw eigen werknemers en werknemers in uw eigen keten van onder aanneming raadplegen. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd door de RSZ en niet door de werkgevers. Indien gewenst kan u als werkgever steeds de gegevens exporteren via de online service van de RSZ of via een eigen registratiesysteem. Let wel, de export is beperkt tot een periode van 100 kalenderdagen.
Opgelet bij registratie door middel van gebruik privésmartphone!
Ter compensatie van het gebruik van de privésmartphone van de werknemer en de gebruikte mobiele data in dit kader betaalt de werkgever aan de weknemer een forfaitaire onkostenvergoeding van 7 euro per maand. Vanaf 30 kalenderdagen afwezigheid is geen vergoeding verschuldigd.
Bovendien zijn de gegevens die via de privésmartphone worden verzameld in het kader van de aanwezigheidsregistratie persoonsgegevens. Elke verwerking van gegevens die zijn verzameld in het kader van de elektronische registratie door de werknemer is onderworpen zijn aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Verplichtingen van aannemers en onderaannemers
De wetgever voorziet een keten van verplichtingen tussen de verschillende aannemers en onderaannemers werkzaam op een werf.
Een aannemer heeft een aantal verplichtingen wat betreft de registratieplicht:
· Hij moet het registratieapparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen op wie hij een beroep doet;
· Hij moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer op wie hij een beroep, tenzij dat zij overeenkomen om beroep te doen op een andere gelijkwaardige registratiewijze;
· Hij moet ervoor zorgen dat elke natuurlijke persoon die in zijn opdracht activiteiten verricht zijn registraties doorgeeft (cf. supra);
· Hij is verantwoordelijk voor de aflevering van het registratiemiddel aan zijn werknemers, dat compatibel is met het op de arbeidsplaats gebruikte registratieapparaat. Indien hij beroep doet op een zelfstandige, moet hij zich ervan vergewissen dat deze zelfstandige in het bezit is van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats.
Elke onderaannemer die een overeenkomst heeft met de aannemer moet eveneens het registratieapparaat dat hem ter beschikking gesteld wordt door de aannemer gebruiken, maar dit ook ter beschikking stellen aan elke nieuwe onderaannemer waarop hij zelf beroep doet.
Als de onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen in het kader van uitzendarbeid uitgevoerd worden, dan rusten verplichtingen inzake de aanwezigheidsregistratie bij de gebruiker.
Aangifte van werken (art 30 bis).
Naast de aanwezigheidsregistratie moet er ook nog steeds een aangifte van werken gebeuren. Alle werven moeten nog steeds elektronisch gemeld worden via bovenstaand de portaalsite van de sociale zekerheid. Het niet of laattijdig melden van de werfgegevens aan de RSZ kan aanleiding geven tot sancties.
Veelgestelde vragen
Op de website van de RSZ is ook een document met veelgestelde vragen ter beschikking dat periodiek wordt bijgewerkt. U kan dit document hier terugvinden.
Wat zijn de boetes bij niet naleving?
De niet-naleving van de verplichtingen m.b.t. de aanwezigheidsregistratie wordt gesanctioneerd met een sanctie van niveau 1 of niveau 3 van het sociaal strafwetboek.
Het gaat hier om een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 euro vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Tot 31 december 2024 wordt echter een overgangsperiode zonder sancties ingesteld. In september, oktober, november en december 2024 zullen de bevoegde inspectiediensten gebruikers helpen om aan de nieuwe wetgeving te voldoen. Tot 31 december 2024 worden er geen boetes opgelegd, tenzij er fraude wordt vastgesteld.
Bronnen:
Programmawet 26/12/2022, Titel 4, hoofdstuk 1, art 22 tot 48 en hoofdstuk 2, art 49 (§9 art 30 bis van de wet van 27/06/69);
KB 15 mei 2024 tot uitvoering van de artikelen 24 §1, tweede lid, 25 §3, 31 en 37, vijfde lid van de programmawet 26 december 2022, BS 3 juni 2024;
KB 15 mei 2024 tot uitvoering van artikel 36 van de programmawet 26 december 2022 en tot wijziging van het koninklijk besluit van 1 juli 2011 tot uitvoering van de artikelen 16, 13°, 17, 20, 63, 70 en 88 van het Sociaal Strafwetboek en tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet van 2 juni 2010 houdende bepalingen van het sociaal strafrecht, BS 3 juni 2024;
Check In and Out at Work – Onderneming – Sociale zekerheid (socialsecurity.be)
Check In and Out at Work – Sociale zekerheid (socialsecurity.be)