Hou een afschrift van uw arbeidsreglement ter beschikking op iedere plaats waar u werknemers tewerkstelt

De wet bepaalt "De werkgever houdt op iedere plaats waar hij werknemers tewerkstelt een afschrift van het arbeidsreglement bij.” Gelet hierop zal bijvoorbeeld ook een vrachtwagen, een bus, een tijdelijke werf, … beschouwd worden als "een plaats waar de werkgever werknemers tewerkstelt".

Iedere werknemer moet, op elk ogenblik en zonder tussenpersoon, inzage kunnen nemen van het definitieve reglement en de wijzigingen, in een gemakkelijke toegankelijke plaats.

De wetgever heeft niet bepaald hoe het arbeidsreglement (en de wijzigingen eraan) moeten worden ter beschikking gesteld. In principe kan dus elke informatiedrager worden aangewend en is het gebruik van elektronische publicatie- of communicatiemethodes (m.a.w. van elektronische of digitale alternatieven) niet uitgesloten.

Belangrijk aandachtspunt hierbij is dat, ongeacht de gebruikte informatiedrager en/of publicatie- of communicatiemethode, het moet gaan om weergaves die inhoudelijk identiek zijn aan het origineel. De authenticiteit van de documenten moet m.a.w. gegarandeerd zijn. Ter illustratie, zo moet men rekening houden met het feit dat het reglement (en eventuele wijzigingen) moeten worden gedagtekend en ondertekend door de werkgever. Een versie van het arbeidsreglement die niet letterlijk overeenstemt met het papieren origineel, zal niet als een geldig afschrift kunnen gelden.

Gelet op deze vereiste authenticiteit en wetende dat er momenteel geen regelgeving bestaat inzake de elektronische archivering van het arbeidsreglement, zal de bekendmaking van het arbeidsreglement via elektronische of digitale alternatieven enkel kunnen worden toegelaten indien er sprake is van de bekendmaking van een gescande weergave van het papieren origineel.

Daarnaast moet je er als werkgever ook voor zorgen dat alle werknemers daadwerkelijk toegang hebben tot alle informatie en dit in alle discretie. Het elektronisch of digitaal overmaken van een afschrift van arbeidsreglement of de wijzigingen er aan, zal slechts worden aanvaard als het desbetreffend instrument of platform toegankelijk is voor alle werknemers (bv. de beveiligde website, mobiele app of het intranet). Is dit niet het geval, dan moet de werkgever aan de werknemers die geen toegang hebben tot het betrokken instrument of platform (bv. de werknemers die in het kader van de uitvoering van hun arbeidsovereenkomst niet over een computer beschikken, noch over een smartphone of tablet-pc) een papieren afschrift geven.