Overgangsperiode papieren controlekaart C32a tijdelijke werkloosheid loopt af
Sinds 1 september 2023 bestond reeds de mogelijkheid om in geval van tijdelijke werkloosheid gebruik te maken van de elektronische controlekaart of eC3.2 ter vervanging van de papieren controlekaarten mits akkoord binnen de onderneming.
Met ingang van 1 januari 2025 werd het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 algemeen verplicht. De digitalisering van de werkloosheidsverzekering schakelt zo een versnelling hoger.
Indien u als onderneming de elektronische controlekaart nog niet kon invoeren om een gegronde reden en nog even verder de papieren versie wenste te gebruiken, kon eventueel nog tijdelijk een uitstel worden aangevraagd bij de RVA.
Deze overgangsperiode loopt nu binnenkort af, namelijk op 30 juni 2025.
De elektronische controlekaart
Omschrijving
Een elektronische controlekaart wordt steeds digitaal (via de portaalsite van de sociale zekerheid of via de eC3.2 app) door de werknemer ingevuld, en wordt op het einde van de maand digitaal verstuurd naar diens uitbetalingsinstelling.
Bij het gebruik van de elektronische controlekaart vervalt de verplichting voor de werkgevers tot de inschrijving in het validatieboek.
Het verplichte gebruik
De mogelijkheid om met een elektronische controlekaart te werken wordt vanaf 1 januari 2025 omgezet in een verplichting voor alle werkgevers.
Er wordt enkel voorzien in een uitzondering voor de beschutte en sociale werkplaatsen en maatwerkbedrijven (PC 327). Deze bedrijven kunnen nog steeds gebruik maken van de papieren controlekaarten of, indien gewenst, van de elektronische controlekaart eC3.2 en dit volgens de voorwaarden voorzien in de regeling die sinds 1 september 2023 van toepassing is en waarvoor dus een akkoord tussen werkgever en werknemer vereist is.
Geen impact op andere verplichtingen
Opgelet, het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door de werknemer heeft geen invloed op uw andere verplichtingen als werkgever. U dient nog steeds de andere reeds bestaande formaliteiten voor de aangifte van de tijdelijke werkloosheid te respecteren (vb. Aangifte eerste werkloosheidsdag e.d.).
Overgangsperiode en aanvragen tijdelijke afwijking mogelijk
Om de overgang naar het verplicht gebruik van de eC3.2 vlot te laten verlopen en zowel de werkgevers als de werknemers de mogelijkheid te geven om de nodige stappen te kunnen zetten tot het toepassen van de elektronische controlekaart, werd voorzien in een tijdelijke overgangsregeling.
De overgangsperiode loopt momenteel nog tot 30 juni 2025.
Enkel de beschutte werkplaatsen, sociale werkplaatsen en de maatwerkbedrijven mogen ook na deze datum nog steeds gebruik maken van een papieren controlekaart C32.A.
Het invoeren van de elektronische controlekaart
Geen formaliteiten meer!
Aangezien de verplichting tot het gebruik van de elektronische controlekaarten wordt opgelegd bij koninklijk besluit, is een akkoord tussen de werkgever en de werknemer dat geformaliseerd wordt via cao, het arbeidsreglement of een individueel akkoord met de betrokken werknemer(s) niet langer nodig.
Het is echter wel aangewezen om de werknemer wat uitleg te verschaffen rond het gebruik en de correcte toepassing van de elektronische controlekaart.
Gebruik door de werknemer
Digitale toegang
Via de portaalsite van de sociale zekerheid of via de eC3.2 app (de werknemer logt aan via eID of Itsme) kan de werknemer de eC3.2 raadplegen, invullen en versturen naar zijn uitbetalingsinstelling. Wanneer de werknemer voor het eerst zal aanmelden via de site of via de app, moet hij een verklaring op eer afleggen. De werknemer moet namelijk bij het eerste gebruik van de tool/app de voorwaarden aanvaarden waarin vermeld staat dat er een akkoord is met de werkgever.
Aan het einde van elke maand ontvangt de werkgever via zijn eBox een overzicht van alle werknemers die deze verklaring op eer ondertekenden.
Bij technische problemen bij het gebruik van de app of de portaalsite, dient de werknemer de uitbetalingsinstelling en het werkloosheidsbureau hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen.
Verduidelijking voor grensarbeiders
Het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2 in geval van tijdelijke werkloosheid geldt voor alle personeelsleden, dus inclusief de grensarbeiders.
Indien de werknemer gebruikt maakt van de app zal een grensarbeider niet kunnen kiezen voor de Itsme toepassing. Verschillende Europese landen zijn al aangesloten op eIDAS (Electronic Identification And Trust Services). Grensarbeiders vanuit deze landen kunnen in Belgische overheidsapplicaties aanmelden met hun elektronisch identificatiemiddel uit het land van herkomst. De overige grensarbeiders kunnen een eigen digitale sleutel bekomen via de RVA en dienen daarvoor een afspraak te maken in een RVA-kantoor.
Meer info nodig?
Meer informatie over de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid kan u steeds terugvinden in een infoblad voor werknemers en werkgevers op de website van de RVA.
Een vraag bij het invullen, raadpleeg dan de voorziene handleiding en het instructiefilmpje.
Een werknemer kan ook steeds voor vragen terecht bij de uitbetalingsinstelling (HVW, ABVV, ACLVB of ACV). Bij technische problemen neemt de werkgever of de werknemer best contact op met het contactcenter van de Sociale Zekerheid op 02 545 50 70 of via het online contactformulier.
Bronnen:
· KB van 9 juli 2024 tot wijziging van de artikelen 71, 71ter, 137, 138bis en 154 van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering betreffende de verplichting van het gebruik van een elektronische controlekaart door de tijdelijk werklozen, BS 16 juli 2024.
· MB van 9 juli 2024 tot opheffing van de artikelen 83 tot 86bis van het ministerieel besluit van 26 november 1991 houdende de toepassingsregelen van de werkloosheidsreglementering in het kader van het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart door tijdelijk werklozen, BS 16 juli 2024.