Het ABC van de bedrijfsfiets | Een fiets als loonvoordeel
Naar aanleiding van World Bicycle Day, die dit jaar plaatsvond op 3 juni, werpen we een blik op de juridische en fiscale contouren van de bedrijfsfiets en fietslease. De fiets wint aan belang als duurzaam en fiscaal interessant mobiliteitsmiddel, zowel voor werkgevers als voor werknemers. Bedrijfsfietsen en leaseformules worden dan ook steeds vaker geïntegreerd in het loonpakket. Dit artikel bespreekt de belangrijkste juridische aandachtspunten en recente ontwikkelingen die ondernemingen in overweging dienen te nemen bij de invoering of optimalisatie van een fietsbeleid.
De sociaal juridische behandeling van de fiets als loonvoordeel
a. Algemeen
Een fiets dewelke ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer (zowel een aangekochte fiets alsook een leasefiets/huurfiets) blijft in alle mogelijke situaties eigendom van de werkgever tijdens de periode van de terbeschikkingstelling. We spreken in dit kader van de toekenning van een bedrijfsfiets.
De bedrijfsfiets wordt in principe beschouwd als een volledig vrijgesteld sociaal voordeel. Dit betekent dat indien er ook privé met de bedrijfsfiets wordt gereden, er toch geen voordeel in natura moet worden vastgesteld. Enige voorwaarde is wel dat de werknemer “op regelmatige basis” met de fiets naar het werk komt en aldus woon-werkverplaatsingen doet met de bedrijfsfiets. Er wordt verder geen wettelijke verduidelijking gebracht omtrent het begrip “op regelmatige basis”’. Het is aangewezen dat de werkgever op ondernemingsniveau hier wel wat bijkomende invulling aan geeft (bijvoorbeeld minstens 2x/per maand).
Er wordt bovendien geen onderscheid gemaakt wat betreft het type bedrijfsfiets dat ter beschikking wordt gesteld. Zo kan een werknemer zowel over een gewone fiets, alsook een koersfiets, bakfiets, plooifiets, elektrische fiets of speed pedelec beschikken als bedrijfsfiets.
b. RSZ-regeling (werkgever / werknemer)
Er is geen voordeel verschuldigd bij de toekenning van een bedrijfsfiets. De bedrijfsfiets is volledig vrijgesteld van het betalen van RSZ bijdragen, voor zover de fiets effectief wordt gebruikt voor het woon-werk verkeer. Het percentage privégebruik is hierbij niet van belang.
Het voordeel van de bedrijfsfiets moet dus niet op de loonstrook komen.
c. Fiscale regeling voor de werknemer
Op fiscaal vlak wordt de terbeschikkingstelling van een fiets door de werkgever eveneens beschouwd als een vrijgesteld sociaal voordeel indien de fiets “op regelmatige basis” gebruikt wordt voor de verplaatsingen tussen de woonplaats en de werkplaats.
Niet alleen de fiets zelf, maar ook het bekostigen van allerlei toebehoren (bv. fietshelmen, fietssloten en beschermende fietskledij, fluorescerende accessoires, fietsbellen, …) en de onderhouds- en stallingskosten door de werkgever worden als een vrijgesteld sociaal voordeel beschouwd.
Het voordeel van de bedrijfsfiets moet dus niet op de loonstrook komen.
Opgelet! Ficheplicht vanaf 2024!
Ondanks het feit dat de fiets nog steeds onder bovenvermelde voorwaarden beschouwd kan worden als een vrijgesteld sociaal voordeel, moet het voordeel van de bedrijfsfiets vanaf inkomstenjaar 2024 toch op de fiscale fiche worden opgenomen. Deze verplichting is het gevolg van een nieuwe circulaire van de fiscus.
De reden waarom de fiscus deze bedragen wenst te kennen heeft te maken met de keuze die werknemers en bedrijfsleiders maken in hun personenbelasting voor ofwel de forfaitaire aftrek van beroepskosten ofwel om de werkelijke beroepskosten te bewijzen. Indien er wordt gekozen voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten dan blijft het voordeel van de bedrijfsfiets en de eventuele daaraan verbonden fietsvergoeding onder de juiste toepassingsvoorwaarden verder een vrijgesteld inkomen. Indien er wordt gekozen voor het bewijzen van de werkelijke beroepskosten is men vanaf 2024 automatisch uitgesloten van deze vrijstelling en moet er belasting betaald worden op het werkelijke voordeel van de bedrijfsfiets. De nieuwe ficheplicht zorgt ervoor dat de fiscus op die manier onmiddellijk de juiste gegevens ter beschikking heeft om het voordeel eventueel te belasten.
De vermelding op de fiscale fiche is noodzakelijk voor de volledige periode van de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets. Zodra de periode van terbeschikkingstelling eindigt moet de waarde van die fiets niet langer vermeld worden op de fiscale fiche.
Voor elke bedrijfsfiets die wordt toegekend zal dus een inschatting van het voordeel gemaakt moeten worden. Er worden in dit kader geen forfaits vooropgesteld maar er moet rekening gehouden worden met de werkelijke waarde van het voordeel.
In de circulaire geeft de fiscus enkele voorbeelden om aan te tonen hoe de waarde van het voordeel van de bedrijfsfiets bepaald moet worden. Daarbij wordt rekening gehouden met onder meer de periode en intensiteit van de terbeschikkingstelling en met het pakket van toebehoren en diensten bij de fiets (pechverhelping, onderhoud, verzekering,…). Er moet steeds gekeken worden naar de totale waarde van het voordeel in hoofde van de werknemer of bedrijfsleider.
Er is voor alle duidelijkheid geen impact op de maandelijkse loonberekening. Dit gezien het voordeel van de bedrijfsfiets onder dezelfde voorwaarden als voorheen vrijgesteld blijft van bedrijfsvoorheffing.
De controle of iemand kiest voor de aftrek van forfaitaire dan wel werkelijke beroepskosten gebeurt steeds slechts op het ogenblik van de berekening van de eindbelasting.
d. Fiscale regeling voor de werkgever
De werkgever mag volgende kosten als beroepskost in mindering brengen:
• Kosten om een onroerend goed te verwerven, te bouwen of te verbouwen om fietsen tijdens de werkuren van het personeel te kunnen stallen of om kleedruimtes of sanitair ter beschikking te stellen aan werknemers die met de fiets naar het werk komen;
• Kosten om fietsen en toebehoren te verwerven, te onderhouden en te herstellen die aan het personeel worden ter beschikking gesteld.
Deze kosten zijn ten belope van 100% aftrekbaar. Als voorwaarde geldt wel dat de fiets over minstens 3 jaar wordt afgeschreven. Ook de eventueel toegekende fietsvergoeding per effectief gefietste kilometer is voor 100% aftrekbaar.
e. Combinatiemogelijkheden
De fiscale vrijstelling van de bedrijfsfiets kan gecumuleerd worden met de van sociale zekerheid en belasting vrijgestelde fietsvergoeding van maximum 0,36 EUR per kilometer (bedrag 2025).
Ook wie een bedrijfswagen heeft, kan een fietsvergoeding krijgen voor de dagen dat de woon-werkverplaatsing met de fiets gebeurt of wanneer het voor- of natraject met de fiets wordt uitgevoerd.
Indien er wordt gewerkt met de toekenning van een fietsvergoeding is het aangewezen de werknemer een verklaring te laten ondertekenen met betrekking tot de woon-werkverplaatsingen met de fiets, alsook desgevallend te werken met een aanvraag tot de uitbetaling van een fietsvergoeding met betrekking tot de woon-werk verplaatsingen.
Terbeschikkingstelling van de fiets: niet budget-neutraal voor de werkgever
In deze situatie financiert de werkgever (een deel van) de fiets voor de werknemer. De fiets komt in feite bovenop het loon als bijkomend loonvoordeel voor de werknemer.
Terbeschikkingstelling van de fiets: budgetneutraal voor de werkgever
In deze situatie financiert de werknemer volledig zelf zijn fiets via zijn eigen brutoloon. Voor de werknemer is dit voordeliger dan het geval waarin hij de fiets met zijn nettoloon zou moeten aankopen in de winkel.
Budgetneutraal wil simpelweg zeggen dat het de bedoeling is dat de werkgever geen extra kosten maakt bij de toekenning van de bedrijfsfiets aan de werknemer. Er verandert dus niet aan de totale loonkost van de betrokken werknemer. Daarom wordt er in dergelijke gevallen gewerkt met een brutoloonruil (ook wel eens flexbudget genaamd).
Er kan enerzijds gekozen worden om de brutoloonruil door te voeren op het periodieke loon (maandloon/uurloon) van de betrokken werknemer of anderzijds kan een andere looncomponent zoals de eindejaarspremie gebruikt worden als ‘budget’ voor de financiering van de fietslease. Beide pistes worden hierna verder toegelicht.
Het contact leggen met partner fietslease of fietsenhandel voor aankoop door de werkgever
a. Een fietslease
In de praktijk wordt het vaakst gewerkt met een fietsleasing waarbij de gekozen partner instaat voor de aankoop, verzekeringen, ondersteuning e.d. Binnen een project fietslease kunnen uw individuele medewerkers binnen bepaalde door het bedrijf vooropgestelde budgetten helemaal zelf hun fiets naar keuze en op hun maat kiezen voor een welbepaalde periode. Na afloop van de leasingperiode staat het de werknemers ook meestal vrij om de fiets aan een voordeeltarief ook over te nemen.
b. Aankoop van de fietsen
Het werken met fietsen in aankoop is ook een optie. In dit kader dient de werkgever contact op te nemen met een (lokale) fietsenhandelaar dan wel een groothandel.
Aankoop vs. leasing maakt geen verschil op vlak van sociaal juridische behandeling van de fiets.
Optie budgetneutraliteit: De berekening van de bruto inhouding op het periodieke loon
1. Aandacht voor het baremaloon
Een eerste belangrijke opmerking is dat u nooit de betrokken medewerkers mag verlonen onder het baremaloon dat geldt binnen de sector. Indien de brutoloonruil tot gevolg zou hebben dat de betrokken medewerkers onder het baremaloon verloond worden moet de brutoloonruil beperkt worden tot het beschikbare budget boven barema.
Voor werknemers die op het baremaloon betaald worden is er geen mogelijkheid tot het budgetneutraal toekennen van een bedrijfsfiets. Dit tenzij een andere looncomponent zoals een eindejaarspremie in overweging wordt genomen als funding factor voor de bedrijfsfiets (zie infra).
2. Van totale kostprijs fiets naar brutobedrag ter inhouding
Indien de fiets wordt aangekocht, komt de maandelijkse kostprijs van de fiets overeen met de aankoopwaarde zoals vermeld op de aankoopfactuur (incl. BTW) gedeeld door aantal maanden afschrijvingsperiode. Ook andere door te rekenen kosten kunnen hierin meegenomen worden (vb. accessoires, onderhoud, verzekeringen).
Bij leasing van de fiets ontvangt men van de fietslease maatschappij een offerte waar een maandelijkse huurprijs op teruggevonden kan worden. Het bedrag dat van belang is, is steeds het bedrag incl. BTW. Dit huurtarief (incl. btw) komt overeen met de totale kost die de werkgever draagt voor de fietslease.
De totale kost moet echter nog omgezet worden in een brutolooncomponent.
Om van een kostenneutrale operatie te spreken wordt in het kader van deze omzetting rekening gehouden met:
• de uitsparing aan patronale bijdragen van de werkgever n.a.v. de brutoloonvermindering;
• de uitsparing aan patronale bijdragen van de werkgever op een deel van de eindejaarspremie (indien van toepassing);
• en de uitsparing aan patronale bijdragen van de werkgever op een deel van het vakantiegeld (indien van toepassing).
3. Brutoloonruil bedienden (= omzetting naar vermindering maandloon)
Het omgerekende bedrag bruto/maandbasis is het bedrag dat van het effectieve maandloon van de bediende in mindering moet worden gebracht.
Dit wordt aangepast in de contractgegevens van de betrokken bediende.
Het komt er daarbij op neer dat het nieuwe maandloon voor alles gebruikt wordt.
Dit betekent dat het nieuwe maandloon de basis is van de maandelijkse verloning, van de eindejaarspremie, van het loon dat moet doorgegeven worden naar andere instanties (werkloosheid, ziekte uitkering,.. enz.).
4. Brutoloonruil arbeiders ( = omzetting naar vermindering uurloon)
Om het omgerekende bedrag bruto/maandbasis te zetten naar een uurloonvermindering moet als uitgangspunt steeds gekeken worden naar de concrete gemiddelde arbeidsduur die de arbeider maandelijks presteert.
Door van het oude uurloon de inhouding af te trekken bekomen we het nieuwe uurloon. Opgelet nogmaals, het baremaloon moet steeds gerespecteerd worden.
Het komt er daarbij op neer dat het nieuwe uurloon voor alles gebruikt wordt. Dit betekent dat het nieuwe uurloon de basis is van de maandelijkse verloning, van de eindejaarspremie, van het loon dat moet doorgegeven worden naar andere instanties (werkloosheid, ziekte uitkering,.. enz.).
5. Enkele FAQ’s
• Wat in geval van ziekte/afwezigheden en er niet voldoende brutoloon is om de nodige maandelijkse verrekening door te voeren?
Cf. Fietspolicy: “Een tijdelijke schorsing van de arbeidsovereenkomst (ingevolge langdurige ziekte, moederschapsrust, vaderschapsverlof, arbeidsongeval, tijdskrediet etc.) heeft geen invloed op het lopende huurcontract.”
Optie 1 – niet budgetneutraal: De werkgever neemt gedurende deze maanden de kosten van de fietslease op zich om het afgesloten huurcontract en de verplichtingen in dit kader verder te voldoen.
Optie 2 – wel budgetneutraal: De werkgever neemt gedurende deze maanden de kosten van de fietslease op zich om het afgesloten huurcontract en de verplichtingen in dit kader verder te voldoen.
De bedragen die ten onrechte door de werkgever ten laste genomen worden in deze periode worden in een daaropvolgende periode ten laste gelegd van de werknemer.
Het is aanbevolen om hieromtrent duidelijke bepalingen op te nemen in de fietspolicy.
• Wat in geval van voortijdige beëindiging van de fietslease door de werknemer?
Dit wordt geregeld in de fietspolicy aan de hand van een te betalen verbrekingsvergoeding al dan niet in combinatie met een overname vergoeding. Gezien dit een zeer belangrijke passage is wordt dit integraal hernomen in de bijlage aan de arbeidsovereenkomst.
Optie budgetneutraliteit: De berekening van bruto inhouding op de eindejaarspremie
Naast een brutoloonruil met het periodieke loon kan ook een ander looncomponent zoals de eindejaarspremie gebruikt worden als ‘budget’ voor de financiering van de fietslease.
Dit zorgt dan voor een jaarlijkse afrekening in plaats van een maandelijkse afrekening.
Er moet wel bekeken worden of er voldoende budget beschikbaar is.
Verplicht aftoetsen van de mogelijkheden binnen de sector
De modaliteiten van de eventuele eindejaarspremie die moet worden betaald worden doorgaans vastgelegd in de sector aan de hand van een sectorale cao. Er moet steeds worden nagegaan of (en onder welke voorwaarden (bijv. afsluiten van een cao) de sector een eventuele omzetting in een alternatief en gelijkwaardig voordeel toelaat en dit niet uitdrukkelijk uitsluit.
De nodige documenten bij opstart van de toekenning bedrijfsfiets
Om de toekenning van een bedrijfsfiets concreet op te starten moeten tussen de werkgever en de werknemer een aantal zaken in orde gebracht worden. Volgende documenten moeten door de werkgever voorgelegd worden aan de werknemer.
• Bijlage bij de arbeidsovereenkomst tot toekenning van een bedrijfsfiets
• Verklaring op eer betreffende het gebruik van de fiets voor het woon-werk verkeer
• Fietspolicy met betrekking tot het geldende fietsbeleid binnen de onderneming
o De fietsleasepolicy is idealiter een alomvattend document dat zowel het beleid in hoofde van de werkgever, de praktische mogelijkheid en voorwaarden tot bestelling alsook de gebruikersmodaliteiten en voorwaarden voor de bedrijfsfiets omvat.
o Opgelet, bepaalde voorwaarden en modaliteiten zijn mede verbonden aan de gekozen partner fietslease! Het is aangewezen om steeds te vertrekken van de policy van de concrete fietsleasemaatschappij waarmee de werkgever een samenwerking afsluit.