Bedrijfsfietsen voortaan verplicht op de fiscale fiche!
Het toekennen van bedrijfsfietsen zit momenteel in de lift! Steeds vaker kiezen werkgevers ervoor om, al dan niet op vraag van de werknemers, bedrijfsfietsen toe te kennen aan het personeel. Dit kan zowel bovenop het loon worden aangeboden maar ook kostenneutraal in de vorm van een brutoloonruil (al dan niet in het kader van een cafetariaplan). Onder de juiste voorwaarden blijft het nog steeds zeer interessant om bedrijfsfietsen toe te kennen. Vanaf heden komt er wel een bijkomend administratief aandachtspunt op ons af. Lees hieronder verder om in orde te zijn!
De behandeling van een bedrijfsfiets als loonvoordeel
Een vrijgesteld sociaal voordeel onder bepaalde voorwaarden
Een fiets die ter beschikking wordt gesteld aan een werknemer (zowel een aangekochte fiets alsook een leasefiets/huurfiets) blijft in alle mogelijke situaties eigendom van de werkgever tijdens de periode van de terbeschikkingstelling. We spreken in dit kader van de toekenning van een bedrijfsfiets.
De bedrijfsfiets wordt in principe beschouwd als een volledig vrijgesteld sociaal voordeel. Dit betekent dat indien er ook privé met de bedrijfsfiets wordt gereden, er toch geen voordeel in natura moet worden vastgesteld. Enige voorwaarde is wel dat de werknemer “op regelmatige basis” met de fiets naar het werk komt en aldus woon-werkverplaatsingen doet met de bedrijfsfiets. Er wordt verder geen wettelijke verduidelijking gebracht omtrent het begrip “op regelmatige basis”’. Het is aangewezen dat u als werkgever op ondernemingsniveau hier wel wat bijkomende invulling aan geeft (voorbeeld minstens 2x/per maand).
Er wordt bovendien geen onderscheid gemaakt wat betreft het type bedrijfsfiets dat ter beschikking wordt gesteld. Zo kan een werknemer zowel over een gewone fiets, alsook een koersfiets, bakfiets, plooifiets, elektrische fiets of speed pedelec beschikken als bedrijfsfiets.
RSZ-regeling (werkgever/werknemer)
Er is geen voordeel in natura verschuldigd bij de toekenning van een bedrijfsfiets. De bedrijfsfiets is volledig vrijgesteld van het betalen van RSZ bijdragen, voor zover de fiets effectief wordt gebruikt voor het woon-werk verkeer. Het percentage privégebruik is hierbij niet van belang.
Het voordeel van de bedrijfsfiets moet dus niet op de loonstrook komen.
Fiscale regeling voor de werknemer
Op fiscaal vlak wordt de terbeschikkingstelling van een fiets door de werkgever eveneens beschouwd als een vrijgesteld sociaal voordeel indien de fiets “op regelmatige basis” gebruikt wordt voor de verplaatsingen tussen de woonplaats en de werkplaats.
Niet alleen de fiets zelf, maar ook het bekostigen van allerlei toebehoren (bv. fietshelmen, fietssloten en beschermende fietskledij, fluorescerende accessoires, fietsbellen, …) en de onderhouds- en stallingskosten door de werkgever worden als een vrijgesteld sociaal voordeel beschouwd.
Het voordeel van de bedrijfsfiets moet dus niet op de loonstrook komen.
Fiscale regeling voor de werkgever
De werkgever mag volgende kosten als beroepskost in mindering brengen:
• Kosten om een onroerend goed te verwerven, te bouwen of te verbouwen om fietsen tijdens de werkuren van het personeel te kunnen stallen of om kleedruimtes of sanitair ter beschikking te stellen aan werknemers die met de fiets naar het werk komen;
• Kosten om fietsen en toebehoren te verwerven, te onderhouden en te herstellen die aan het personeel worden ter beschikking gesteld.
Deze kosten zijn ten belope van 100% aftrekbaar. Als voorwaarde geldt wel dat de fiets over minstens 3 jaar wordt afgeschreven. Ook de eventueel toegekende fietsvergoeding per effectief gefietste kilometer is voor 100% aftrekbaar.
Combinatie met een fietsvergoeding
De fiscale vrijstelling van de bedrijfsfiets kan gecumuleerd worden met de van sociale zekerheid en belasting vrijgestelde fietsvergoeding van maximum 0,35 EUR per kilometer (bedrag 2024).
Ook wie een bedrijfswagen heeft, kan een fietsvergoeding krijgen voor de dagen dat de woon-werkverplaatsing met de fiets gebeurt of wanneer het voor- of natraject met de fiets wordt uitgevoerd.
Indien er wordt gewerkt met de toekenning van een fietsvergoeding is het aangewezen de werknemer een verklaring te laten ondertekenen met betrekking tot de woon-werkverplaatsingen met de fiets, alsook desgevallend te werken met een aanvraag tot de uitbetaling van een fietsvergoeding met betrekking tot de woon-werk verplaatsingen.
Nieuwe ficheplicht vanaf 2024
Nieuwe vermelding op de fiscale fiches
Ondanks het feit dat de fiets nog steeds onder bovenvermelde voorwaarden beschouwd kan worden als een vrijgesteld sociaal voordeel, moet het voordeel van de bedrijfsfiets vanaf inkomstenjaar 2024 toch op de fiscale fiche worden opgenomen. Deze verplichting is het gevolg van een nieuwe circulaire van de fiscus.
De reden waarom de fiscus deze bedragen wenst te kennen heeft te maken met de keuze die werknemers en bedrijfsleiders maken in hun personenbelasting voor ofwel de forfaitaire aftrek van beroepskosten ofwel om de werkelijke beroepskosten te bewijzen. Indien er wordt gekozen voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten dan blijft het voordeel van de bedrijfsfiets en de eventuele daaraan verbonden fietsvergoeding onder de juiste toepassingsvoorwaarden verder een vrijgesteld inkomen. Indien er wordt gekozen voor het bewijzen van de werkelijke beroepskosten is men vanaf 2024 automatisch uitgesloten van deze vrijstelling en moet er belasting betaald worden op het werkelijke voordeel van de bedrijfsfiets. De nieuwe ficheplicht zorgt ervoor dat de fiscus op die manier onmiddellijk de juiste gegevens ter beschikking heeft om het voordeel eventueel te belasten waar nodig.
De vermelding op de fiscale fiche is noodzakelijk voor de volledige periode van de terbeschikkingstelling van de bedrijfsfiets. Zodra de periode van terbeschikkingstelling eindigt moet de waarde van die fiets niet langer vermeld worden op de fiscale fiche.
Een bijkomende administratieve handeling
Voor elke bedrijfsfiets die wordt toegekend zal dus een inschatting van het voordeel gemaakt moeten worden. Er worden in dit kader geen forfaits vooropgesteld maar er moet rekening gehouden worden met de werkelijke waarde van het voordeel.
In de circulaire geeft de fiscus enkele voorbeelden om aan te tonen hoe de waarde van het voordeel van de bedrijfsfiets bepaald moet worden. Daarbij wordt rekening gehouden met onder meer de periode en intensiteit van de terbeschikkingstelling en met het pakket van toebehoren en diensten bij de fiets (pechverhelping, onderhoud, verzekering,…). Er moet steeds gekeken worden naar de totale waarde van het voordeel in hoofde van de werknemer of bedrijfsleider.
Hieronder kan u enkele voorbeelden uit de circulaire terugvinden hoe de berekening moet gemaakt worden.
• Voorbeeld 1
Een werkgever leaset een fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar.
• Voorbeeld 2
Een werkgever leaset een fiets. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer kan het volledige jaar, telkens wanneer hij dat wil, beschikken over de fiets.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar.
• Voorbeeld 3
Een werkgever leaset een fiets en stelt deze van tijd tot tijd ter beschikking aan zijn werknemer. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer moet de fiets delen met andere werknemers, zodat hij er niet over kan beschikken telkens wanneer hij dat wil, maar wel bijvoorbeeld 2 dagen per week en 1 weekend per maand.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever waarop een pro rata kan worden toegepast in functie van het aantal dagen van daadwerkelijk gebruik door de werknemer.
Voordeel van alle aard = huur x ((2 dagen x 52 weken) + (2 dagen x 12 maanden)) / 365 dagen (of 366 dagen voor een schrikkeljaar).
• Voorbeeld 4
Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3 000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings- en onderhoudskosten (overeenkomst van 80 euro per jaar) ten laste. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de aankoopprijs van de fiets en de toebehoren gespreid over 5 jaar, zijnde de economische levensduur van de fiets, waaraan de kosten van de herstellings- en onderhoudsovereenkomst worden toegevoegd.
Voordeel van alle aard = (3 000 euro + 500 euro = 3 500 euro) / 5 = 700 euro per jaar.
Onderhouds- en reparatiecontract (80 euro per jaar). Totaal = 780 euro.
Wanneer de fiets ter beschikking wordt gesteld vanaf 1 juli 2024, zal het bedrag van het voordeel als volgt worden toegewezen:
- Aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024): 780 X 184/366 = 392,13 euro.
- Aanslagjaar 2026 (inkomsten 2025) en nadien: 780 euro.
• Voorbeeld 5
Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3 000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings-, onderhouds- en verzekeringskosten ten laste zodat de werknemer geen enkele kost moet dragen. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis.
Er kan worden aanvaard dat het voordeel overeenstemt met de huur die de werkgever had moeten dragen indien hij een leaseovereenkomst had gesloten die een vergelijkbare dienst aanbood.
Geen impact op de maandelijkse loonberekening
Er is voor alle duidelijkheid geen impact op de maandelijkse loonberekening. Dit gezien het voordeel van de bedrijfsfiets onder dezelfde voorwaarden als voorheen vrijgesteld blijft van bedrijfsvoorheffing.
De controle of iemand kiest voor de aftrek van forfaitaire dan wel werkelijke beroepskosten gebeurt steeds slechts op het ogenblik van de berekening van de eindbelasting.
Inwerkingtreding
De nieuwe ficheplicht geldt voor alle fietsen die sedert 1 januari 2024 ter beschikking gesteld worden aan de werknemers en de bedrijfsleiders. Ook als de fietsen reeds enkele jaren in leasing toegekend worden of aangekocht werden en nog steeds ter beschikking zijn, is de nieuwe ficheplicht van toepassing.
Dit geldt zowel voor de fietsen die bovenop het loon worden toegekend als voor de fietsen toegekend in kader van een brutoloonruil al dan niet in het kader van een cafetariaplan.
Dit geldt integraal voor alle toegekende fietsvergoedingen.