Vertrouwenspersoon verplicht voor ondernemingen vanaf 50 werknemers

Bron: Wet 5 november 2023 houdende diverse arbeidsbepalingen, BS 23 november 2023, 108.828.

Tot op heden was de aanstelling van een vertrouwenspersoon in een onderneming niet verplicht, maar wel aanbevolen. Er werd enkel voorzien in een verplichte aanstelling indien alle leden van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (‘CPBW’) hierom verzochten. De wet van 5 november 2023 houdende diverse arbeidsbepalingen brengt hier echter verandering in: vanaf 1 december 2023 is het voor ondernemingen met minstens 50 werknemers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen.

Wie is de vertrouwenspersoon?

De vertrouwenspersoon is een van de gespecialiseerde sleutelfuncties in de onderneming waarop de werkgever kan vertrouwen om de preventie van psychosociale risico’s te verbeteren. De vertrouwenspersoon heeft eveneens een belangrijke eerstelijnsfunctie in de informele interne procedure, die toelaat dat er zonder formalisme en op vertrouwelijke wijze naar oplossingen kan worden gezocht.

De vertrouwenspersoon oefent zijn functie volledig autonoom uit en mag geen nadeel ondervinden van zijn activiteit als vertrouwenspersoon. Hij mag niet tezelfdertijd de functie van preventieadviseur bevoegd voor de arbeidsgeneeskunde uitoefenen of indien hij deel uitmaakt van het personeel van de onderneming waar hij zijn functie uitoefent:

• werkgevers- noch personeelsafgevaardigde zijn in de ondernemingsraad of in het CPBW van deze onderneming, noch deel uitmaken van de vakbondsafvaardiging;

• deel uitmaken van het leidinggevend personeel.

Voor ondernemingen met minstens 50 werknemers moet er minstens één vertrouwenspersoon deel uitmaken van het personeel van de werkgever. Dit principe blijft eveneens behouden bij de werkgevers met 20 of meer werknemers waar uitsluitend een beroep wordt gedaan op een preventieadviseur gespecialiseerd in de psychosociale risico’s van een externe preventiedienst.

Hoe stelt u een vertrouwenspersoon aan?

De vertrouwenspersoon wordt aangesteld mits akkoord van alle personeelsvertegenwoordigers in het CPBW, of bij ontstentenis de vakbondsafvaardiging. Indien er noch een CPBW, noch een vakbondsafvaardiging aanwezig is in de onderneming, dan geldt de rechtstreekse participatie van de werknemers.

De vertrouwenspersoon kan uit functie verwijderd worden:

1° hetzij op eigen initiatief en na voorafgaand akkoord van alle leden vertegenwoordigers van de personeelsleden binnen het CPBW;

2° hetzij op vraag van alle leden vertegenwoordigers van de personeelsleden binnen het CPBW en met akkoord van de werkgever.

Indien er geen akkoord wordt bereikt over de aanwijzing van de vertrouwenspersoon of de verwijdering uit zijn functie, voorziet de wetgeving in de tussenkomst van de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk, die zal trachten de partijen te verzoenen. Indien geen verzoening wordt bereikt, brengt de inspectie een advies uit en neemt de werkgever de uiteindelijke beslissing die moet leiden tot de aanduiding van een persoon. Als de werkgever het advies van de inspectie niet volgt, moet hij het CPBW de redenen daarvoor meedelen.

De contactgegevens van de vertrouwenspersoon moeten vermeld worden in het arbeidsreglement.

Wat na de aanstelling?

Als werkgever ziet u erop toe dat de vertrouwenspersoon zijn opdrachten steeds volledig en doeltreffend vervult. Om hieraan te voldoen:

1° hangt de vertrouwenspersoon die behoort tot het personeel van de werkgever, wanneer hij handelt in het kader van zijn functie als vertrouwenspersoon, functioneel af van de interne dienst en heeft hij rechtstreeks toegang tot de persoon belast met het dagelijks beheer van de onderneming of instelling;

2° beschikt hij over de nodige tijd voor de uitoefening van zijn opdrachten;

3° beschikt hij over een passend lokaal om zijn opdrachten op volledig vertrouwelijke wijze te kunnen uitoefenen;

4° heeft hij het recht om, indien nodig, een beroep te doen op de preventieadviseur psychosociale aspecten voor het vervullen van zijn opdracht en, in elk geval, wanneer het verzoek tot interventie betrekking heeft op de werkgever zelf of een lid van de hiërarchische lijn en deze interventie zijn autonomie kan in het gedrang brengen of zij hem een nadeel kan berokkenen.

De werkgever deelt aan de vertrouwenspersoon de pertinente informatie mee opdat hij zijn opdrachten doeltreffend zou kunnen vervullen. Bovendien treft de werkgever de nodige maatregelen opdat geen enkele persoon op welke wijze ook rechtstreeks of onrechtstreeks druk uitoefent op de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn functie en inzonderheid wat betreft de druk met het oog op het bekomen van informatie die verband houdt of kan houden met de uitoefening van deze functie.

U moet eveneens de nodige maatregelen treffen zodat de vertrouwenspersoon binnen een termijn van 2 jaar na zijn aanstelling de nodige opleidingen heeft gevolgd. De kosten verbonden aan de opleidingen alsook de verplaatsingskosten zijn ten laste van de werkgever. De tijd besteed aan deze opleidingen wordt bezoldigd als arbeidstijd.

Wat kan Paycover voor u doen?

Paycover kan u bijstaan in het aanstellen van de vertrouwenspersoon, en de eventuele aanpassing van uw arbeidsreglement.

Nog vragen? Contacteer dan uw dossierbeheerder.