Wanneer de klokken luiden - de impact van de Klokkenluiderswet op uw onderneming

Bron: Wet 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, BS 15 december 2022, 97.213.

Bij wet van 22 november 2022 (de ‘Klokkenluiderswet’) heeft de Belgische wetgever de Europese Richtlijn (EU) 2019/1937 (de ‘Klokkenluidersrichtlijn’) omgezet naar nationaal recht.

Zoals we reeds meldden in onze nieuwsbrief ‘Klokkenluiders’ van eerder dit jaar, hadden bedrijven met 250 of meer werknemers tot 15 februari 2023 om een intern meldingskanaal op te zetten, terwijl bedrijven met 50 tot 249 werknemers hiervoor de tijd hebben tot 17 december 2023.

Hieronder geven we een kort overzicht van wat de Klokkenluiderswet beoogt en wat dit voor u als werkgever precies inhoudt.

De klokkenluiderswet in het kort

De Klokkenluiderswet beoogt de bescherming van zogenaamde klokkenluiders die melding maken van inbreuken waarvan zij kennis namen in een werkgerelateerde context en die betrekking hebben op één van de vele gebieden voorzien in de wet zoals o.a. overheidsopdrachten, fraude, privacy, interne markt, enz.

Deze meldingen kunnen plaatsvinden via 3 kanalen:

• Extern kanaal voorzien door de overheid;

• Openbaarmaking;

• Intern kanaal voorzien door ondernemingen.

De klokkenluider maakt voor zichzelf uit wat het meest geschikte kanaal is.

Klokkenluiders komen in aanmerking voor de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zoals voorzien in de Klokkenluiderswet indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel.

Wat de beschermingsmaatregelen betreft geldt er een verbod op represailles tegen de klokkenluider. Dit verbod wordt ruim opgevat, zo mogen o.a. volgende represailles niet genomen worden: ontslag, degradatie, wijzigen van arbeidsvoorwaarden, negatieve beoordeling, dwang, intimidatie, pesterijen, discriminatie, enz. Let op: de voorziene beschermingsmaatregelen strekken zich ook uit tot:

• ‘facilitators’, dit zijn de personen die de klokkenluider vertrouwelijk bijstaan in het meldingsproces;

• derden verbonden met de klokkenluider en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega’s of familieleden;

• juridische entiteiten die eigendom zijn van de klokkenluider, waarvoor de klokkenluider werkt of waarmee de klokkenluider anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is.

Indien de klokkenluider aantoont dat hij een melding maakte en met benadeling wordt geconfronteerd dan wordt de benadeling vermoed een represaille te zijn voor de melding.

Tenslotte kan de klokkenluider terecht bij het ‘Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens’ voor juridische, technische, psychologische en / of financiële ondersteuning.

wat moet u als werkgever ondernemen?

Opzetten van een intern meldingskanaal

Indien uw onderneming minstens 50 werknemers telt dan moet u een intern meldingskanaal opzetten en een meldingsbeheerder aanduiden die het meldingskanaal zal beheren. U kan dit doen via een collectieve arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een schriftelijk klokkenluidersbeleid dat u opstelt na overleg met de sociale partners (ondernemingsraad, CPBW, de vakbondsafvaardiging of de werknemers).

Dit meldingskanaal moet ten minste aan uw eigen werknemers de mogelijkheid bieden om meldingen te maken onder de Klokkenluiderswet. U kan zelf bepalen om het interne meldingskanaal ook open te stellen voor andere personen die informatie hebben verkregen in een werkgerelateerde context die verband houdt met uw onderneming, dit kunnen volgende personen zijn:

• toekomstige of ex-werknemers

• zelfstandigen

• aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming;

• vrijwilligers;

• bezoldigde en onbezoldigde stagiairs;

• eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers.

Uw intern meldingskanaal moet aan een aantal voorwaarden voldoen zodat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider en van de eventueel vernoemde personen in de melding gewaarborgd wordt. Dit meldingskanaal mag niet toegankelijk zijn voor niet-gemachtigde personeelsleden.

U kan hiervoor beroep doen op een gespecialiseerd IT-platform of externe aanbieder, maar u kan er ook voor opteren om een apart e-mail adres of telefoonnummer te creëren. De Klokkenluiderswet laat u ook toe om te specifiëren of u de mogelijkheid biedt om mondelinge of schriftelijke meldingen te doen, of beide.

Ondernemingen met minder dan 250 werknemers zijn niet verplicht om anonieme meldingen te ontvangen.

Tenslotte voorziet de Klokkenluiderswet in de mogelijkheid voor ondernemingen met minder dan 250 werknemers om middelen te delen voor het in ontvangst nemen van meldingen en de eventueel te verrichten onderzoeken, men kan hier denken aan bijvoorbeeld een gemeenschappelijk IT-platform waarvan de kosten gedeeld worden.

Beheer van uw intern meldingskanaal

Bij het opzetten van uw intern meldingskanaal duidt u eveneens een meldingsbeheerder aan, dit is een onpartijdige persoon (of afdeling) die zal instaan voor het verwerken en opvolgen van de meldingen. De meldingsbeheerder zijn functie moet voldoende waarborgen dat hij onafhankelijk is en geen belangenconflicten heeft. U kan hierbij denken aan het hoofd van de personeelsdienst, uw bedrijfsjurist of de interne preventieadviseur.

U kan echter het beheer (en de opzet van) uw meldingskanaal ook uitbesteden aan een externe partij, deze partij zal dan instaan voor het verwerken, opvolgen en onderzoeken van de meldingen.

In beide gevallen blijft u als onderneming de verantwoordelijke van de gegevensverwerking.

Opvolgen en registreren van de meldingen

De meldingsbeheerder bevestigt de ontvangst uiterlijk 7 dagen nadat de melding gemaakt werd. Vervolgens zal de meldingsbeheerder de melding verder onderzoeken en zijn bevindingen (of een tussentijdse staat) binnen de 3 maanden na de ontvangstbevestiging meedelen aan de klokkenluider.

De ontvangen meldingen zal u moeten bijhouden in een daartoe bestemd register, deze meldingen worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie met de klokkenluider loopt.

De naam, de functie en de contactgegevens zowel van de klokkenluider en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, als van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.

Informatie verstrekken over de procedures voor externe meldingen

In uw klokkenluidersbeleid moet u duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie verstrekken over de procedures voor externe meldingen aan de federale coördinator. De Belgische wetgever heeft de federale Ombudsmannen aangeduid als federale coördinator van externe meldingen in de private sector.

wat zijn de mogelijke sancties?

Sancties met betrekking tot het (niet of niet-tijdig) opzetten van het interne meldingskanaal en het houden van een register van meldingen zoals bepaald in de Klokkenluiderswet

Inbreuken door u als werkgever, uw aangestelde of lasthebber tegen het opzetten, het beheer en de opvolging van het interne meldingskanaal of het houden van een register van meldingen worden bestraft met een sanctie niveau 4 zoals bepaald in het Sociaal Strafwetboek.

Concreet betekent dit:

• een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en / of een strafrechtelijke geldboete van 600 tot 6.000 euro (inclusief opdeciemen 4.800 tot 48.000 euro); of

• een administratieve geldboete van 300 tot 3.000 euro (inclusief opdeciemen 2.400 tot 24.000 euro).

Sancties met betrekking tot het behandelen van de meldingen

Indien u als werkgever, één van uw personeelsleden, alsook iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon:

• meldingen belemmert of tracht te belemmeren;

• represailles neemt tegen de klokkenluider (en de bij uitbreiding beschermde personen);

• onnodige of tergende procedures aanspant tegen de klokkenluider (en de bij uitbreiding beschermde personen)

• de verplichte geheimhouding van de identiteit van de klokkenluider schendt;

dan riskeert u een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en een geldboete van 600 tot 6.000 euro.

Het slachtoffer van een represaille heeft het recht om een schadevergoeding te eisen. Deze vergoeding bedraagt 18 tot 26 weken loon. Echter, in het geval van een melding met betrekking tot financiële diensten, producten, markten, witwassen van geld en terrorismefinanciering, wordt de schadevergoeding vastgelegd op een vast bedrag van 6 maanden brutoloon, inclusief alle extralegale voordelen.

Indien het slachtoffer van een represaille geen loontrekkende is wordt de schadevergoeding vastgesteld op de werkelijk geleden schade. In laatstgenoemd geval moet het slachtoffer de omvang van de geleden schade bewijzen.

Sancties met betrekking tot een opzettelijk valse melding of openbaarmaking

Wanneer wordt vastgesteld dat een klokkenluider opzettelijk valse informatie heeft gemeld of openbaar gemaakt dan riskeert hij een sanctie zoals bepaald in de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek.

Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

Wat kan Paycover voor u doen?

Paycover kan u bijstaan in het kader van de Klokkenluiderswet met volgende zaken:

• het bepalen van het effectieve aantal werknemers berekend overeenkomstig de Klokkenluiderswet;

• bijstand verlenen voor het opzetten en implementeren van uw intern meldingskanaal inclusief het uitwerken van uw klokkenluidersbeleid – we hebben hiervoor een modeldocument beschikbaar.

bruno velghe