Klokkenluiders
Op 25 oktober is in de Kamer een wetsvoorstel aangenomen tot omzetting van Richtlijn 2019/1937 van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.
Het doel van deze richtlijn is om minimumnormen vast te stellen voor een betere bescherming van personen die schendingen van de EU-wetgeving melden ("klokkenluiders").
De Belgische wet zet de verplichtingen die de richtlijn aan ondernemingen van de private sector oplegt, om in Belgisch recht..
De nieuwe regeling die ondernemingen met meer dan 50 werknemers verplicht om een procedure, een meldkanaal en een opvolging in te richten waarmee werknemers bepaalde inbreuken kunnen melden, treedt in werking op 15 februari 2023. Werknemers die deze inbreuken melden, genieten een beschermingsregime.
Inhoud
De wet bepaalt gemeenschappelijke minimumnormen voor de bescherming van melders van de volgende inbreuken:
1) inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:
overheidsopdrachten;
financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
productveiligheid en productconformiteit;
veiligheid van het vervoer;
bescherming van het milieu;
stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
volksgezondheid;
consumentenbescherming;
bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
bestrijding van belastingfraude;
sociale fraudebestrijding.
Elke inbreuk op de wettelijke of reglementaire bepalingen of de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, evenals op de bepalingen genomen in uitvoering van de voormelde bepalingen valt onder het toepassingsgebied van deze wet;
2) inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie en, indien van toepassing, in de nationale uiitvoeringsbepalingen, worden geschaad;
3) inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.
Voor wie ?
De ondernemingen die verplicht een meldkanaal moeten inrichten, zijn de ondernemingen die behoren tot de privésector en die ten minste 50 werknemers tewerkstellen. Met ‘onderneming’ bedoelt de wet de juridische entiteit.
Deze drempel is echter niet van toepassing op:
- ondernemingen actief in de financiële sector;
- ondernemingen actief in het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Deze ondernemingen zijn verplicht om een intern meldkanaal in te richten ongeacht het aantal werknemers dat ze tewerkstellen.
Voor ondernemingen met meer dan 250 werknemers, geldt een bijkomende verplichting: deze zullen anonieme meldingen mogelijk moeten maken. Ten slotte hangt de termijn waarin ondernemingen hun verplichtingen inzake procedure en meldkanaal moeten nakomen, af van het aantal werknemers.
Wanneer moet men dit meldkanaal opzetten ?
Uitvoering van de nieuwe wettelijke bepalingen in ondernemingen met meer dan 250 werknemers en in ondernemingen in de financiële sector die onder het toepassingsgebied vallen van de bepalingen betreffende financiële diensten, producten en markten en/of witwassing en terrorismefinanciering : ten laatste op 15 februari 2023.
Het instellen van interne meldingskanalen voor de ondernemingen in de private sector met 50 tot 249 werknemers : ten laatste op 17 december 2023.
Hoe in de praktijk brengen ?
Vóór de invoering van het meldkanaal moeten de sociale partners worden geraadpleegd. Naargelang het geval, gaat het om de ondernemingsraad, het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) of, bij ontstentenis daarvan, de vakbondsafvaardiging.
Vervolgens heeft de onderneming twee opties om een meldkanaal te implementeren: dit kan intern verlopen, door een onpartijdige meldingsbeheerder aan te stellen, of door de oprichting en het beheer van het kanaal toe te vertrouwen aan een derde. Ten slotte kan de onderneming zelf beslissen of het andere klokkenluiders dan louter de werknemers toegang wil verlenen tot het interne meldkanaal: dit kunnen zelfstandigen, aannemers of voormalige werknemers zijn.
Procedures voor interne melding en opvolging omvatten de volgende elementen:
1) een kanaal/kanalen voor het ontvangen van meldingen. Via het intern meldingskanaal moet het mogelijk zijn om schriftelijk of mondeling inbreuken te melden. Op verzoek van de melder, moet het ook mogelijk zijn om een inbreuk te melden door middel van een fysieke ontmoeting, die binnen een redelijke termijn moet plaatsvinden. In juridische entiteiten met 250 of meer werknemers moeten meldingen ook anoniem kunnen plaatsvinden ;
2) de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider (en andere derden vernoemd in verband met de melding) beschermen ;
3) persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de relevante wetgeving.
4) binnen zeven dagen na de melding moet aan de melder een ontvangstbevestiging worden verzonden;
5) een redelijke termijn respecteren om feedback te geven (max 3 maanden) ;
6) het verstrekken van duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de externe meldingsprocedures ;
7) de aanstelling van een meldingsbeheerder;
8) een zorgvuldige opvolging door de meldingsbeheerder, ook voor anonieme meldingen ;
9) een register bijhouden van alle afgelopen meldingen. Deze meldingen worden bijgehouden tot het einde van de contractuele relatie.
De wet voorziet niet volgens welke vorm deze regels moeten worden geïmplementeerd. Dat kan dus,
naar keuze via een arbeidsreglement, een collectieve arbeidsovereenkomst of een policy.
De wet verbiedt elke vorm van represailles of ongunstige behandeling jegens de klokkenluider, ook bedreigingen en pogingen tot represailles vallen onder de bescherming. De klokkenluider wordt bovendien beschermd tegen represailles als hij een anonieme melding doet en zijn identiteit daarbij op een later tijdstip wordt onthuld.