Tijdelijke werkloosheid | Elektronische controlekaart eC3.2
Vanaf de eerste dag van tijdelijke werkloosheid van elke maand moet de werknemer in het bezit zijn van een controlekaart. Voor werknemers uit de bouwsector geldt dit steeds vanaf de eerste dag van iedere maand, ongeacht of er een beroep gedaan wordt op tijdelijke werkloosheid.
Sinds 1 september 2023 kunnen alle werknemers gebruik maken van de elektronische controlekaart eC3.2 in het geval van tijdelijke economische werkloosheid. De werkgever is in dit geval vrijgesteld van de verplichting om een papieren controlekaart C3.2A te voorzien en, indien van toepassing, om deze werknemers in te schrijven in het validatieboek. Met ingang van 1 januari 2025 zal enkel nog de elektronische controlekaart gebruikt kunnen worden.
Verplicht gebruik van de elektronische controlekaart vanaf 1 januari 2025
1 januari 2025
De papieren controlekaart verdwijnt en de digitalisering van de werkloosheidsverzekering schakelt zo een versnelling hoger.
De elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid bestaat al sinds 2018. Ze werd eerst geruime tijd getest door de werknemers van pilootondernemingen uit diverse sectoren.
Sinds september 2023 kan de elektronische controlekaart door alle werknemers gebruikt worden als ze daarover een akkoord hebben met hun werkgever. De overstap kan ook voor alle werknemers van een onderneming worden voorzien door een opname in het arbeidsreglement of in een cao. Overschakelen van papier naar digitaal kan dus vandaag al.
De elektronische controlekaart wordt nu al vrijwillig gebruikt door meer dan 30.000 werknemers in meer dan 5.000 ondernemingen. Die werknemers en werkgevers kozen al voor de vele voordelen van digitaal werken:
• Geen administratie meer voor om de papieren controleformulieren te verdelen.
• Geen verplichting meer voor de werkgever om het validatieboek in te vullen.
• De elektronische controlekaart kan niet verloren raken.
• De controlekaart kan met een druk op de knop naar de uitbetalingsinstelling worden doorgestuurd zodat die de uitkeringen sneller kunnen betalen.
• Een materiële vergissing bij het invullen kan worden rechtgezet zonder administratieve formaliteiten.
Overgangsperiode
Momenteel kunnen alle werknemers met akkoord van hun werkgever vrijwillig overstappen naar de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid.
Om vanaf 1 januari 2025 iedereen nog de mogelijkheid te geven om zich aan te passen, kunnen werkgevers en werknemers tot en met 30 juni 2025 een uitzondering vragen op het verplicht gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid:
Werkgevers zullen voor alle werknemers van hun onderneming kunnen vragen om nog gebruik te maken van de papieren controlekaart wanneer de digitalisering voor de werknemers meer voorbereidingstijd zou vergen.
Ook individuele werknemers die de elektronische controlekaart voor het eerst zouden moeten gebruiken en die problemen zouden hebben met de elektronische toepassing zullen een tijdelijke uitzondering kunnen vragen. Ze moeten dat dan wel melden aan hun werkgever, zodat die ook weet dat de verdere procedure met de papieren controlekaart zal verlopen.
Meer gedetailleerde informatie over de modaliteiten van dit tijdelijk behoud van de papieren controlekaart in de periode van januari tot en met juni 2025 volgt later.
Uitzondering
Voor de sector van de beschutte werkplaatsen, de sociale werkplaatsen en de maatwerkbedrijven geldt de verplichting om de elektronische controlekaart te gebruiken niet. De huidige regeling met een mogelijkheid van keuze tussen een papieren of een elektronische controlekaart blijft daar van toepassing.
Invoeren van de controlekaart eC3.2
Om de eC3.2 te gebruiken is het akkoord van de werkgever nodig. Dit akkoord kan blijken uit:
• Een individuele overeenkomst met de werknemer (mondeling of schriftelijk), in dit geval zullen enkel de werknemers die dergelijk akkoord afsloten gebruik kunnen maken van de elektronische controlekaart; of
• Een ondernemings-cao of het arbeidsreglement , in dit geval zijn alle werknemers verplicht om de elektronische controlekaart te gebruiken.
Enkel als dergelijk akkoord voortvloeit uit een ondernemings-cao of het arbeidsreglement moet de werkgever dit melden aan de RVA, bij een individueel akkoord geldt deze verplichting niet. De éénmalige melding dient te gebeuren via het contactformulier op de website van de RVA of via e-mail naar het werkloosheidsbureau. Er zijn geen specifieke vormvereisten of verplichte vermeldingen die deze melding moet bevatten, volgens de RVA volstaat volgende boodschap:
“In mijn onderneming X met KBO XXXX.XXX.XXX is het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid algemeen verplicht sinds XX.XX.XXXX op basis van het arbeidsreglement/cao.”
De werknemer heeft de mogelijkheid om het gebruik van de elektronische controlekaart tijdelijk of definitief te herroepen. Indien het gebruik voortvloeit uit het arbeidsreglement of een cao dan kan de werknemer géén definitieve herroeping aanvragen. Om een herroeping te bekomen zal de werknemer zich tot de RVA moeten richten.
Gebruik van de controlekaart eC3.2
De werknemer kan toegang krijgen tot de applicatie via zijn smartphone door het downloaden van de app (“eC32” – beschikbaar in de app store) of op een desktop via de portaalsite van de sociale zekerheid (https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/ec32/index.htm). De werknemer meldt zich aan met eID of Itsme (of een andere methode). Grensarbeiders moeten zich eerst identificeren en registreren door zich persoonlijk aan te melden bij de RVA. Indien de werkgever veel grensarbeiders tewerkstelt dan kan er contact worden opgenomen met de RVA om een alternatieve werkwijze uit te werken.
Bij de eerste ingebruikname zal de werknemer een verklaring op eer afleggen en het bestaan van een akkoord met de werkgever bevestigen (of collectieve verplichting via het arbeidsreglement / cao).
De werkgever ontvangt maandelijks een overzicht van de eC3.2 gebruikers in zijn onderneming via de eBox van de onderneming. Het enige doel van dit overzicht is de werkgever de mogelijkheid geven zich te verzetten tegen het gebruik van de eC3.2, bijvoorbeeld bij gebrek aan individueel akkoord of collectieve verplichting via het arbeidsreglement / cao. Indien de werkgever niet akkoord is dan moet hij de werknemer een papieren controlekaart C3.2A bezorgen, inschrijven in het validatieboek en de RVA verwittigen via het contactformulier op de website. De RVA zal de herroeping bevestigen per brief aan de werknemer.
De werknemer zal de elektronische controlekaart moeten invullen overeenkomstig dezelfde regels als de papieren controlekaart, kort samengevat:
• Invullen vanaf de 1ste effectieve tijdelijke werkloosheidsdag van de maand (let op: werknemers in de bouwsector moeten de kaart altijd invullen);
• Werk aanduiden vóór aanvang van het werk. Deze aanduiding kan vroeger plaatsvinden en eventueel later gecorrigeerd worden (zie verder) maar in geen enkel geval later dan de aanvang van het werk;
In afwijking van de regeling zoals die bestaat voor de papieren controlekaart, is het bij de elektronische controlekaart wél mogelijk voor de werknemer om zelf wijzigingen aan te brengen zolang de maand niet gevalideerd werd. De werknemer moet er zich van bewust zijn dat dergelijke wijzigingen enkel te goeder trouw mogen worden aangebracht en dat alle wijzigingen bewaard worden en zichtbaar zijn voor de inspecteur.
Meer info nodig?
Bij technische problemen met de applicatie eC3.2 moet de werknemer onmiddellijk de RVA verwittigen.
Meer informatie over de elektronische controlekaart tijdelijke werkloosheid staat in een infoblad voor werknemers en werkgevers op de website van de RVA.
Een vraag bij het invullen, raadpleeg dan de handleiding en het instructiefilmpje.
Voor meer informatie kan je als werknemer steeds terecht bij je uitbetalingsinstelling (HVW, ABVV, ACLVB of ACV).
Bij technische problemen neem je als werknemer best contact op met het contactcenter van de Sociale Zekerheid op 02 545 50 70 of via het online contactformulier.