Starten met personeel

Indien u voor het eerst personeel gaat tewerkstellen, zijn er een aantal verplichtingen te volbrengen. We geven u alvast een overzicht.   

Verplichte aansluitingen

Indien u optreedt als werkgever moet u verplicht bij een aantal diensten en instanties aansluiten.

Aansluiten bij de rijksdienst voor sociale zekerheid[1]

De werkgever dient zich in te schrijven (identificeren) bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Indien de werkgever evenwel uitsluitend personeel zou tewerkstellen dat niet onderworpen is aan de sociale zekerheid, dan dient dit niet te gebeuren.

Dat proces verloopt  in principe via een onlinetoepassing op de portaalsite van de sociale zekerheid (Wide). Na afloop krijgt u als de werkgever eerst een voorlopig en daarna een definitief identificatienummer (het ‘RSZ-nummer’). Ook sommige wijzigingen in de situatie van zijn organisatie (bijvoorbeeld van de activiteit) moet hij doorgeven.

De RSZ int de bijdrages verschuldigd voor de sociale zekerheid der loontrekkenden.

Aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie[2]

De werkgever moet zich verplicht aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie, tenzij hij uitsluitend bedienden tewerkstelt. Bepaalde sectoren hebben hun eigen vakantiekas zoals bijvoorbeeld het bouwbedrijf, metaalsector, voedingsnijverheid, … . Indien er geen sectorspecifieke verlofkas is, moet de werkgever aansluiten bij de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie (R.J.V.), Warmoesberg 48,1000 Brussel. Deze aansluiting gebeurt via de inschrijving bij de RSZ.

Aansluiten bij een arbeidsongevallenverzekeraar[3]

Iedereen die personeel tewerk stelt, hoe kort of beperkt ook, dient zich verplicht te laten verzekeren tegen arbeidsongevallen.

Elk ongeval dat een werknemer overkomt tijdens en door het feit van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, en dat een letsel veroorzaakt, wordt aanzien als een arbeidsongeval. Een ongeval dat zich voordoet op de weg van en naar het werk, wordt eveneens als arbeidsongeval aanzien

In het kader van de arbeidsongevallenwet is de werkgever aansprakelijk voor elk ongeval dat zich voordoet op de weg naar en van het werk en op het werk zelf (ongeacht of er een derde aansprakelijk is of de werknemer door eigen fout een ongeval overkomt).

De verzekering dient te worden afgesloten vooraleer de werknemer zijn arbeidsprestaties aanvangt.

Aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming[4]

Elke werkgever is verplicht om zich aan te sluiten bij een erkende externe dienst voor preventie en bescherming op het werk naar keuze, tenzij alleen dienstboden en ander huispersoneel wordt tewerkgesteld.

Deze dienst dient de werkgever bij te staan bij het vervullen van zijn verplichtingen in het kader van welzijn op het werk. Elke werkgever moet het welzijn binnen zijn bedrijf bevorderen door risicopreventie, collectieve en individuele beschermingsmaatregelen, opleiding en informatie aan de werknemers. Om mogelijke risico’s voor de werknemers op te sporen, moet de werkgever een interne of externe dienst voor preventie en bescherming op het werk inschakelen. Deze dienst heeft als opdracht de risico’s te evalueren en het medisch toezicht op de werknemers te organiseren.

Aansluiten bij een erkend sociaal secretariaat

Een aansluiting bij een erkend sociaal secretariaat is geen wettelijke verplichting. Het sociaal recht is evenwel een complexe materie waarin het sociaal secretariaat de werkgever bijstaat in het vervullen van zijn administratieve verplichtingen. De doelgroepvermindering eerste aanwervingen voorziet onder bepaalde voorwaarden, in de tussenkomst van de overheid in de administratiekosten van het sociaal secretariaat.

Verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid

Al is de verzekering voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid niet verplicht, zij is in het bijzonder aan te raden. Als werkgever bent u immers burgerrechtelijk aansprakelijk voor de schade die veroorzaakt wordt door de personeelsleden die u tewerk stelt.

Indiensttreding 

Bij de (eerste) indiensttreding van een werknemer, dient de werkgever een aantal formaliteiten in orde te brengen. Daarnaast zijn er een aantal zaken waarbij u best even stilstaat…

Dimona: onmiddellijke aangifte van tewerkstelling

Als werkgever bent u verplicht een Dimona-aangifte te doen uiterlijk op het tijdstip waarop een werknemer zijn prestaties aanvat. De dimona aangifte gebeurt op de website van de RSZ of met tussenkomst van uw sociaal secretariaat.

Werkgevers die hun personeel op verschillende vaste plaatsen tewerkstellen, moeten nog steeds op elke plaats van tewerkstelling ( m.u.v. de bouwsector) een speciaal personeelsregister bijhouden.

Aandachtspunten voor bepaalde categorieën werknemers

Indien de persoon die u wenst tewerk te stellen, geen nationaliteit heeft van een EU lidstaat, dan moet worden nagegaan of betrokkene wel in België mag werken. Desgevallend dient een arbeidskaart/ vergunning/ single permit worden aangevraagd voor betrokkene mag starten.

Jongeren dienen minstens 15 jaar te zijn en de eerste twee leerjaren van het secundair onderwijs te hebben afgerond, of 16 jaar zijn, vooraleer zij tewerkgesteld kunnen worden.

Het sluiten van een arbeidsovereenkomst

Hieronder geven wij u een beknopt overzicht van een aantal belangrijke bepalingen inzake arbeidsovereenkomsten.

Soorten arbeidsovereenkomsten naar gelang de aard van de verrichte arbeid

Verschillende soorten arbeidsovereenkomsten zijn mogelijk naar gelang de uit te voeren arbeid.

De arbeidsovereenkomst voor werklieden is de overeenkomst waarbij een werknemer, de werkman, zich verbindt, tegen loon, onder gezag, van een werkgever in hoofdzaak handarbeid te verrichten.

De arbeidsovereenkomst voor bedienden is de overeenkomst waarbij een werknemer, de bediende, zich verbindt, tegen loon, onder gezag, van een werkgever in hoofdzaak hoofdarbeid te verrichten.

De arbeidsovereenkomst voor handelsvertegenwoordigers is de overeenkomst waarbij een werknemer, de handelsvertegenwoordiger, zich verbindt tegen loon cliënteel op te sporen en te bezoeken met het oog op het onderhandelen over en het sluiten van zaken, verzekeringen uitgezonderd, onder het gezag, voor rekening en in naam van een of meer opdrachtgevers.

De arbeidsovereenkomst voor studenten is de overeenkomst waarbij de student tegen loon arbeid verricht onder het gezag van een werkgever. Naargelang het geval betreft het een arbeidsovereenkomst voor werklieden, bedienden, handelsvertegenwoordigers of dienstboden. In een overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten dienen een aantal verplichte vermeldingen te worden opgenomen. De overeenkomst is steeds een overeenkomst voor bepaalde duur met een maximale duur van 1 jaar. De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten is een sociaal document. Ze moet worden bijgehouden op de plaats van tewerkstelling, gedurende een periode van 5 jaar. Deze periode vangt aan de dag na de dag waarop de uitvoering van de arbeidsovereenkomst werd beëindigd.

Soorten arbeidsovereenkomsten naar gelang de duur van de overeenkomst

Verschillende soorten arbeidsovereenkomsten zijn mogelijk naar gelang de duur van de overeenkomst.

Wanneer er geen tijdslimiet is bepaald spreken we van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Deze overeenkomst kan worden beëindigd mits de wettelijke bepalingen terzake worden nageleefd.

De arbeidsovereenkomst voor een bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk moet voor iedere werknemer afzonderlijk schriftelijk worden vastgesteld, uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer in dienst treedt.

Een arbeidsovereenkomst voor een bepaalde tijd bevat een duidelijke tijdsbepaling. Een overeenkomst voor een duidelijk omschreven werk bepaalt precies de aard en de omvang van het uit te voeren werk. Bij het verstrijken van de bepaalde tijd of bij het voltooien van het werk, loopt de overeenkomst automatisch af. Indien na het verstrijken van de termijn de partijen voortgaan met de uitvoering van de overeenkomst, dan gelden voor de overeenkomst dezelfde voorwaarden als voor de overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Het is in principe verboden om opeenvolgende overeenkomsten voor bepaalde tijd of een bepaald werk te sluiten.

Hierop zijn een paar uitzonderingen:

-       Er is een onderbreking toe te schrijven aan de werknemer.

-       De overeenkomsten zijn gerechtvaardigd wegens de aard van het werk of wegens andere wettige redenen.

-       Er kunnen maximum vier overeenkomsten voor een bepaalde tijd worden gesloten, waarvan de duur telkens niet minder dan drie maanden mag bedragen zonder dat de totale duur van deze opeenvolgende overeenkomsten twee jaar mag overschrijden.

-       Met de voorafgaande toestemming van ISW kunnen er overeenkomsten voor een bepaalde tijd gesloten worden, waarvan de duur telkens niet minder dan zes maanden mag bedragen, zonder dat de totale duur van deze opeenvolgende overeenkomsten drie jaar mag overschrijden.

Indien in de onderneming een nieuwe arbeidsregeling van toepassing is (de zogenaamde flexibiliteit), dan mag deze niet worden toegepast voor een werknemer tewerkgesteld met een overeenkomst van bepaalde duur/bepaald werk (m.u.v. die sectoren waar de tewerkstelling met een overeenkomst bepaalde duur of duidelijk omschreven werk, strookt met het gebruik).

De vervangingsovereenkomst kan worden gesloten ter vervanging van een vaste werknemer wiens arbeidsovereenkomst is geschorst om een andere reden dan gebrek aan werk wegens economische oorzaken, slecht weer, staking of lock-out. De reden, de identiteit van de vervangen werknemer(s) en de voorwaarden van die indienstneming moeten schriftelijk voor elke werknemer afzonderlijk worden vastgesteld uiterlijk op het tijdstip waarop deze werknemer in dienst treedt.

De duur van de vervangingsovereenkomst mag niet langer zijn dan twee jaar.

Wanneer de partijen verschillende opeenvolgende vervangingsovereenkomsten hebben gesloten, zonder dat er een onderbreking is, toe te schrijven aan de werknemer, dan mag de totale duur van die opeenvolgende overeenkomsten niet langer zijn dan twee jaar.

Indien in de onderneming een nieuwe arbeidsregeling van toepassing is ( de zogenaamde flexibiliteit), dan mag deze niet worden toegepast voor een werknemer tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst.

Soorten arbeidsovereenkomsten naar gelang de omvang van de tewerkstelling

De arbeidsovereenkomst wordt in regel gesloten voor voltijdse arbeid. Dit is de normale arbeidsduur die in de onderneming geldt. Noteer dat de werknemer tewerkgesteld dient te worden volgens een uurrooster dat is opgenomen in het arbeidsreglement.

De arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid moet voor iedere werknemer afzonderlijk schriftelijk worden vastgesteld, uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer de uitvoering van zijn overeenkomst aanvangt. Dit geschrift moet de overeengekomen deeltijdse arbeidsregeling en werkrooster vermelden. Het werkrooster van deeltijdse arbeid kan zowel vast als variabel zijn.

De minimale duur per arbeidsprestatie is 3 uur.

De belangrijkste uitzonderingen:

-          De werklieden waarvan het werk er uitsluitend in bestaat de lokalen waarin hun werkgever voor beroepsdoeleinden gehuisvest is, schoon te maken.

-          Uitzonderingen bepaald bij cao: zo werd in PC 302 de grens van de minimale werkperiode bepaald op 2 uur (voorwaarden).

De minimale wekelijkse arbeidsduur mag niet lager liggen dan een derde van de wekelijkse arbeidsduur van een voltijds tewerkgestelde werknemer.

De belangrijkste uitzonderingen:

-          De werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst die in prestaties van minimaal vier uur voorziet en die tegelijkertijd:

o   voorziet in prestaties die worden verricht volgens een vast uurrooster dat vermeld is in de arbeidsovereenkomst en in het arbeidsreglement;

o   bepaalt dat bijkomende prestaties uitgesloten zijn behalve wanneer zij rechtstreeks voorafgaan aan of volgen op de in de arbeidsovereenkomst vermelde prestaties;

o   bepaalt dat de prestaties, die verricht worden boven de grenzen vastgelegd in de arbeidsovereenkomst recht geven op overloon;

o   een kopie van de arbeidsovereenkomst wordt gezonden aan de ISW bevoegd voor de werkplaats waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld is;

-          De werklieden tewerkgesteld in het kader van een vast uurrooster waarvan het werk er uitsluitend in bestaat de lokalen waarin hun werkgever voor beroepsdoeleinden gevestigd is, schoon te maken.

-          Studenten tewerkgesteld met een overeenkomst voor studenten en die niet onderworpen zijn aan de sociale zekerheid.

-          Uitzonderingen bepaalt bij cao: zo werd in PC 302 de grens van de minimale wekelijkse arbeidsduur bepaald op 10 uur (voorwaarden).

Het arbeidsreglement dient enkel voor de variabele werkroosters het kader te vermelden waarin prestaties geleverd kunnen worden, evenals de termijn waarbinnen en de wijze waarop de werknemer van het werkrooster in kennis gesteld zal worden. Daarnaast dienen eveneens de uurroosters vermeld te worden waarbij wordt afgeweken van de minimale wekelijkse arbeidsduur zoals hierboven vermeld.  

Indien in de onderneming een nieuwe arbeidsregeling van toepassing is (de zogenaamde flexibiliteit), dan mag deze niet worden toegepast voor een werknemer tewerkgesteld met een deeltijdse arbeidsovereenkomst.

Bovendien dient een afschrift van de schriftelijk vastgestelde deeltijdse arbeidsovereenkomst of een uittreksel van die arbeidsovereenkomst met vermelding van de werkroosters en de identiteit van de deeltijdse werknemers waarop zij van toepassing zijn, op papier, of onder elektronische vorm, te worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd.

De werkgever die deeltijdse werknemers tewerkstelt, moet over een document (afwijkingsregister) of een tijdsregistratiesysteem beschikken waarin afwijkingen op de vaste, cyclische en variabele werkroosters, worden opgetekend.

Het arbeidsreglement

Alle werkgevers die werknemers tewerkstellen, hebben in principe de verplichting om een arbeidsreglement op te stellen en dit ongeacht hun activiteit.

Het arbeidsreglement is o.a. een juridisch instrument aan de hand waarvan kan worden gecontroleerd of de arbeidswetgeving in de onderneming correct wordt toegepast. Het is tevens een middel dat U als werkgever kan aanwenden om uw werknemers bepaalde verplichtingen op te leggen. Gelet op het dwingende karakter is een arbeidsreglement dan ook van groot belang en wordt het bijna steeds opgevraagd bij een controle in de onderneming.

Het arbeidsreglement dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten (bv. het begin en het einde van de arbeidsdag, het kader van de deeltijdse variabele uurroosters, de deeltijdse uurroosters die afwijken van de minimale wekelijke arbeidsduur (de zgn. 4- urencontracten), de betaling van het loon,  Cao nr. 25 betreffende de gelijkheid van bezoldiging tussen man en vrouw,...). Daarnaast kan het arbeidsreglement een aantal andere facultatieve vermeldingen bevatten (bv. richtlijnen voor het aanvragen van verlof, bepaalde verplichtingen,..).

De wetgeving voorziet in een procedure waarbij de werkgever een arbeidsreglement opmaakt en een raadplegingsprocedure inzet. Binnen de 15 dagen na de bekendmaking kunnen de werknemers hun opmerkingen maken in een opmerkingenregister of rechtstreeks aan de dienst Toezicht op de sociale wetten (=arbeidsinspectie). Als er geen opmerkingen omtrent het voorstel zijn, dan wordt het nieuwe arbeidsreglement van kracht de 15° dag na de bekendmaking. Indien er wel opmerkingen zijn zal o.a. een poging tot verzoening ingeleid worden door de dienst Toezicht op de sociale wetten en eventueel in een latere fase een verzoening bij het paritair comité.

Een bericht met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, moet worden aangeplakt op een zichtbare en toegankelijke plaats. Iedere werknemer moet, op elk ogenblik en zonder tussenpersoon, inzage kunnen nemen van het definitieve reglement en de wijzigingen, in een gemakkelijk toegankelijke plaats.

De werkgever houdt eveneens op iedere plaats waar hij werknemers tewerkstelt een afschrift van het arbeidsreglement bij. Voor niet-sedentaire werknemers houdt dit in dat het arbeidsreglement in het voertuig ter beschikking dient te zijn. 

De werkgever geeft de werknemers een afschrift van het reglement.

Graag vermelden wij hier ook dat een afschrift van de schriftelijk vastgestelde deeltijdse arbeidsovereenkomst of een uittreksel van die arbeidsovereenkomst met vermelding van de werkroosters en de identiteit van de deeltijdse werknemers waarop zij van toepassing zijn, op papier of onder elektronische vorm, dient te worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Verlies ook niet uit het oog dat de afwijkingen op het deeltijdse rooster, genoteerd dienen te worden in een papieren afwijkingsregister (een model hiervan kan u bij ons bekomen) of dat gebruik dient te worden gemaakt van een tijdsregistratiesysteem.

De taalwetgeving volgen

In sociale betrekkingen dient u de taalwetgeving te volgen. Het essentiële criterium om te bepalen welke taal van toepassing is (Nederlands, Frans, Duits), is de plaats van de exploitatiezetel waaraan de werknemer is verbonden, ongeacht of de werknemer deze taal begrijpt, of waar hij woont. Documenten opgesteld in strijd met de taalwetgeving zijn nietig.

Voorzien in medisch onderzoek en onthaal

Voor bepaalde werknemers moet de werkgever door de externe (of interne) dienst voor preventie en bescherming de nodige medische onderzoeken laten uitvoeren (oa. minderjarigen, risicoposten).

Daarnaast moet de werkgever bij het onthaal van nieuwe medewerkers de nodige instructies inzake veiligheid en welzijn geven. De werkgever, of de hiërarchisch overste moeten voor elke nieuwe werknemer schriftelijk verklaren dat deze taak werd volbracht.

Tussenkomsten bij tewerkstelling

Verschillende maatregelen hebben als doel de tewerkstelling te bevorderen. Zo zijn er maatregelen die werkgevers die voor het eerst personeel tewerk stellen financieel ondersteunen (doelgroepvermindering eerste aanwervingen, vermindering bedrijfsvoorheffing voor startende –micro- ondernemingen, …). Daarnaast zijn er ook maatregelen die de tewerkstelling van bepaalde doelgroepen (bv. langdurig werklozen, oudere werknemers, personen met een beperking, jongeren, …) interessant maken. 

[1] Art. 21 Wet 27 juni 1969 inzake Sociale Zekerheid

[2] Art. 1 Omzendbrief 27 maart 1967 betreffende de aansluiting van ondernemingen en de vakantiefondsen

[3] Art. 1 e.v. Wet 10 april 1971 inzake arbeidsongevallen

[4] Art. 33 e.v. van de Welzijnswet van 4 augustus 1996