Maaltijdcheques

Heel wat ondernemingen kennen aan hun medewerkers maaltijdcheques toe. We zetten we voor u alles nog eens op een rijtje.

In principe is het voordeel toegekend onder de vorm van een maaltijdcheque, loon. Dit wil zeggen dat normaal gezien op het werkgeversaandeel in de maaltijdcheque sociale zekerheidsbijdragen betaald zouden moeten worden en het voor de werknemer een belastbaar voordeel is.

Indien aan  bepaalde voorwaarden voldaan is, worden zij echter uitgesloten uit het loonbegrip in het kader van de berekening van sociale zekerheidsbijdragen voor loontrekkenden[1]. Bovendien betreft het – mits naleving van dezelfde voorwaarden- een niet- belastbaar voordeel voor de werknemer of bedrijfsleider[2]. 

Wijze van toekenning

De toekenning van de maaltijdcheque moet vervat zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal vlak of op ondernemingsvlak. Kan dergelijke overeenkomst niet worden gesloten, dan mag de toekenning geregeld worden door een schriftelijke individuele overeenkomst.[3]

Kijk zeker na of aan deze voorwaarde voldaan is en of er overeenstemming is tussen de realiteit en de overeenkomst (bv. bedrag van de cheque, ….). U kan een individuele overeenkomst bekomen bij uw dossierbeheerder, of deze terugvinden bij de modeldocumenten in prisma (exploitaties/ lijsten en brieven).

Aantal cheques

Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal werkelijke arbeidsdagen van de werknemer of bedrijfsleider.[4] Voor afwezigheidsdagen (bv. ziekte, arbeidsongeval, jaarlijkse vakantie, klein verlet, …) mag geen cheque worden toegekend. De cheque wordt toegekend ongeacht het aantal arbeidsuren dat op een arbeidsdag wordt gepresteerd. Er is geen minimale prestatie voorzien.

Indien binnen de onderneming verschillende arbeidsregelingen van toepassing zijn, dan kan een alternatieve berekeningswijze worden ingevoerd voor de toekenning van de cheques.[5] De elektronische maaltijdcheques worden iedere maand, in één of meer keren, gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer in functie van het aantal dagen van die maand waarop de werknemer vermoedelijk prestaties zal verrichten. De elektronische maaltijdcheques worden geacht te zijn toegekend aan de werknemer op het moment waarop diens maaltijdchequerekening wordt gecrediteerd.

Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal wordt het aantal cheques in overeenstemming gebracht met het aantal dagen waarop de werknemer tijdens het kwartaal prestaties heeft verricht.

Bedrag van de cheque

De tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque mag ten hoogste 6,91 EUR bedragen. De tussenkomst van de werknemer bedraagt ten minste 1,09 EUR.

Het gebruik van de elektronische maaltijdcheques mag geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, behalve in geval van diefstal of verlies onder de voorwaarden vast te stellen bij collectieve arbeidsovereenkomst op sectoraal of ondernemingsvlak, of in het arbeidsreglement wanneer de toekenning van de elektronische maaltijdcheques geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. In ieder geval kan de kost van de vervangende drager in geval van diefstal of verlies de nominale waarde van één elektronische maaltijdcheque, niet overschrijden.

Hij mag enkel worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van gebruiksklare voeding.

Verplichte gegevens

De maaltijdcheques worden op naam van de werknemer of bedrijfsleider afgeleverd.

Het aantal elektronische maaltijdcheques en het brutobedrag ervan, verminderd met het persoonlijk aandeel van de werknemer, worden vermeld op de loonbrief en de individuele rekening.

Geldigheidsduur van de cheque

De elektronische maaltijdcheque heeft een geldigheidsduur van twaalf maanden, te rekenen vanaf het ogenblik dat de maaltijdcheque op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst.

Bijzonderheden

De maaltijdcheques mogen niet worden toegekend ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel of een aanvulling. Uitzondering hierop vormt de omzetting van niet-bijdrageplichtige ecocheques.

De mogelijkheid om maaltijdcheques toe te kennen aan zelfstandige bedrijfsleiders is afhankelijk van de toekenning van maaltijdcheques aan de werknemers van de onderneming. De toekenning van maaltijdcheques aan zelfstandige bedrijfsleiders wordt ook toegestaan indien de onderneming geen personeel tewerkstelt. Er dient dan wel voldaan te worden aan alle andere voorwaarden van toekenning. Op het ogenblik evenwel dat de vennootschap overgaat tot de aanwerving van personeel, dient ermee rekening te worden gehouden dat de regeling van toekenning afhankelijk is van de toekenning van maaltijdcheques aan de werknemers van de onderneming.

Indien zelfstandige bedrijfsleiders in deze hoedanigheid een activiteit uitoefenen in verschillende vennootschappen en verscheidene van deze vennootschappen reiken maaltijdcheques uit, dan kan slechts één maaltijdcheque per werkdag met een maximum van 220 maaltijdcheques per jaar als een vrijgesteld sociaal voordeel worden aangemerkt.

Een maaltijdcheque mag niet gecumuleerd worden met een onkostenvergoeding voor een zelfde maaltijd voor dezelfde dag.

Maaltijdcheques mogen niet worden gecumuleerd met het voordeel van een maaltijd in een bedrijfsrestaurant aan een prijs die lager is dan de kostprijs, behalve als de maaltijdcheque volledig wordt gebruikt om een dergelijke maaltijd te betalen.

Gevolgen niet naleving voorwaarden

Al de maaltijdcheques die toegekend werden zonder dat deze voorwaarden vervuld zijn, worden als loon beschouwd. 

Fiscale aftrekbaarheid

Het voordeel van de toekenning van maaltijdcheques in overeenstemming met de hierboven vermelde voorwaarden, is een voor de werknemer vrijgesteld sociaal voordeel. De werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque voor werknemers en bedrijfsleiders, is fiscaal slechts gedeeltelijk aftrekbaar ten belope van 2 EUR per toegekende maaltijdcheque.

[1] Artikel 19 bis K.B. tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders

[2] Artikel 38/1 Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, aanslagjaar 2096

[3] Het bedrag van de maaltijdcheque mag desgevallend niet hoger zijn dan dat toegekend bij collectieve arbeidsovereenkomst in de onderneming, die de hoogste nominale waarde bepaalt. 

[4] Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer normale werkelijke arbeid, meerprestaties zonder inhaalrust, meerprestaties mits inhaalrust en andere meerprestaties mits inhaalrust verricht.

[5] Ondernemingen waarin gelijktijdig, hetzij voor prestaties van voltijdse werknemers, hetzij voor prestaties van deeltijdse werknemers, hetzij voor beide, verschillende arbeidsregelingen van toepassing zijn en die inzake meerprestaties verplicht zijn om artikel 26bis van de arbeidswet van 16 maart 1971 toe te passen, kunnen dit aantal dagen berekenen door het aantal uren normale werkelijke arbeid, meerprestaties zonder inhaalrust, meerprestaties mits inhaalrust en andere meerprestaties mits inhaalrust die de werknemer tijdens het kwartaal heeft gepresteerd, te delen door het normale aantal uren per dag van de maatpersoon. Indien het aldus verkregen getal groter is dan het maximumaantal werkbare dagen van de maatpersoon in het kwartaal, wordt het tot dit laatste beperkt. Ondernemingen die deze berekeningswijze willen toepassen moeten dat vaststellen bij collectieve arbeidsovereenkomst of, voor de ondernemingen die noch een ondernemingsraad noch een comité voor preventie en bescherming op het werk noch een syndicale delegatie hebben opgericht, in het arbeidsreglement; de collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement bepaalt tevens het normale aantal uren per dag van de maatpersoon en de wijze waarop het maximumaantal werkbare dagen van de maatpersoon in het kwartaal wordt berekend.